Как автоматизировать магазин

Хотите открыть магазин? Внимательно проанализировали поставщиков? С любовью и интересом отобрали товары? Со всей тщательностью подошли к выбору места? Сделали красивый ремонт? Вложились в рекламу? Так не позвольте же пропасть вашим усилиям из-за ошибок в учете, воровства персонала, штрафов со стороны налоговой или поломок кассового оборудования. Вопросы автоматизации могут показаться скучными и, возможно, слишком сложными, но без грамотной оценки существующих опций, вы рискуете потерять вложенные деньги и сделать невозможным дальнейшее масштабирование бизнеса.

У разных типов торговых точек на разных стадиях их развития отличаются потребности и варианты автоматизации, но подходить к этому вопросу нужно осознанно, желательно с привлечением специалистов, а не по принципу «как у соседа».

Уровни автоматизации

• Минимальный: обеспечивает соответствие законодательным требованиям — например, в части использования весов, приема оплаты наличными и безналичными, фиксации данных о продажах и передачи их в налоговую, выдачи чека покупателю;
• Начальный: обеспечивает не только соответствие требованиям законодательства, но и помогает предпринимателю четко понимать, что происходит с его товарами: сколько приобретено, сколько в наличии, сколько продано — в специальной учетной программе, а не в тетрадке на коленке;
• Средний: предполагает дополнительные программы и оборудование для максимально быстрого заведения информации о движении товаров, например, при помощи терминалов сбора данных легко принимать товары от поставщиков;
• Максимальный: ориентирован на максимальный комфорт покупателя, который хочет видеть в торговом зале актуальные ценники, пользоваться бонусной системой, не стоять в очереди на кассе и многое другое, что удержит его от ухода к конкурентам.

Предположим, что вы нацелены на бурное развитие, большое количество товарных позиций и поток клиентов.

О чем нужно подумать

1. Об учетной программе, куда будете заносить информацию о поступлениях и продажах товаров и где станете вести работу с поставщиками. На рынке сегодня много онлайн-сервисов по подписке (например, Paloma365, «МойСклад» и др.), и начинающему предпринимателю легко разобраться с их интерфейсом. Но они рассчитаны на совсем небольшие обороты, и с ростом бизнеса будут возникать разные проблемы, затрудняющие работу. Самый оптимальный вариант, который позволит бизнесу со временем масштабироваться и подключать дополнительные опции, — это 1С («Розница», «Торговля» или «Комплексная автоматизация» — в зависимости от специфики вашего бизнеса). Главное, на что обязательно нужно обратить внимание при выборе, — каким образом производитель программного обеспечения отслеживает и как быстро вносит законодательные изменения Республики Казахстан, особенно в части фискализации и маркировки.
2. Какая программа будет установлена на кассе. Если объем продаж совсем небольшой, то это может быть та же самая учетная программа, например, «1С: Розница». Но если поток покупателей большой, то понадобится специальная кассовая программа, например, Artix.
3. На каком оборудовании будет работать кассир, то есть где будет установлена кассовая программа, в которой он будет выбирать приобретаемые позиции, пробивать акции и т.д. Идеальное решение — сенсорный POS-терминал, который объединяет в одном корпусе специализированный компьютер с возможностью подключения дополнительных устройств и сенсорный монитор, на котором осуществляются торговые операции.

4. С каким оператором фискальных данных заключать договор на фискализацию. Варианты могут быть разными, например, Казахтелеком, Транстелеком или Jusan.
5. Как будете осуществлять фискализацию: при помощи специального приложения (например, e-Salyk Business), отдельной программы (например, Webkassa), к которой дополнительно нужен принтер чеков, или при помощи аппаратной онлайн-кассы (принтер чеков, который сам отправляет отчеты в КГД). По закону любой предприниматель обязан предоставить покупателю фискальный чек, который может быть проверен по имеющемуся на нем QR-коду: вы можете его отправить электронно (но для этого нужно иметь номер телефона или адрес электронной почты покупателя), но если клиент потребует — должны его распечатать.
6. С каким банком будете сотрудничать и как именно: комиссии банков отличаются за прикладывание карточки к банковскому POS-терминалу, за считывание QR-кода из банковского приложения или в системе мгновенных платежей.
7. Какой денежный ящик, дисплей покупателя, сканер штрихкодов и детектор банкнот вам подойдут лучше всего. Конкретный набор устройств вы определяете сами, хотя работать без денежного ящика и сканера штрихкодов будет сложно даже при самых небольших объемах продаж. Денежный ящик позволяет организовать работу с наличными и обеспечит их сохранность, а при определенных уровнях развития бизнеса возможно даже отслеживание каждого его открытия, что обезопасит от воровства со стороны персонала. Сканер штрихкода позволит избежать ошибок и ускорит процесс обслуживания. Дисплей покупателя — знак вежливости, который демонстрирует вашу заботу о клиенте и помогает покупателю лучше ориентироваться в процессе покупки. Наконец, даже простейший детектор валют поможет избежать неприятных неожиданностей.
8. Как все это разместить на кассе и не запутаться в проводах...

Что точно нельзя делать

• Покупать оборудование на маркетплейсе: велика вероятность того, что сами не сможете подключить и останетесь без гарантийного обслуживания;
• Покупать оборудование из условного Китая, не прошедшее проверку на совместимость с программным обеспечением и соответствие требованиями законодательства Республики Казахстан;
• Покупать оборудование «как у соседа»: у него может быть совершенно иная ситуация и другие требования;
• Покупать оборудование, у которого нет сертификата EAC, — это однозначный признак недобросовестного поставщика;
• Покупать оборудование, у которого нет сервисной поддержки в Казахстане — при первой же поломке придется полностью менять аппарат.

Оборудование для автоматизации имеет свою логику работы, известную и понятную профессионалам. Купив «просто сканер» на маркетплейсе, вы можете неожиданно выяснить, что его невозможно подключить к «1С», потому что у него нет эмуляции COM-порта в вашей версии Windows. Выбирая дешевый терминал сбора данных из Китая, вы рискуете тем, что не сможете запустить на нем нужную программу и ничего отсканировать (или разработчик потребует с вас баснословные деньги за доработку). Если возьмете для работы с «тяжелой» учетной системой и номенклатурной базой в пару тысяч наименований слабенький моноблок «как у соседа» с устаревшим процессором и малым объемом памяти — будете постоянно простаивать, потому что программа будет зависать. Наконец, имея дело с недобросовестными поставщиками, вы рискуете остаться без оборудования совсем, потому что в случае поломки они не смогут быстро отремонтировать.

На что надо обратить внимание

При выборе программного обеспечения и оборудования, во-первых, здраво оцените уровень своих амбиций: вполне вероятно, что на начальном этапе вам вполне хватит недорогого онлайн-сервиса с абонентской платой. Но с ростом бизнеса задачи будут усложняться, и для их решения потребуются более профессиональные и дорогие программы, например, вы не сможете полноценно использовать терминал сбора данных с «1С: Фреш».

При выборе компании для настройки автоматизации главное, на что нужно обратить внимание, — это уровень компетенции консультантов, а не самая низкая цена на рынке. Вы покупаете не коробку, а интеграционное решение, и как по ходу внедрения, так и в дальнейшем у вас возникнет множество вопросов, на которые ваш поставщик должен уметь дать ответ, а, к сожалению, это далеко не так в компаниях с дешевыми продуктами и высокой текучкой персонала.

Узнайте, есть ли у вашего потенциального поставщика примеры успешных внедрений в торговых точках вашего типа — например, продуктовые магазины и магазины одежды сталкиваются с разными задачами и требуют разных подходов.

Проведите хотя бы минимальное интернет-исследование относительно того, какое программное обеспечение или оборудование вам предлагают: где и кем оно производится, известно ли оно на рынке, есть ли описание характеристик и инструкции по использованию, предоставляются ли гарантийные талоны, есть ли у поставщика услуга по сопровождению программного обеспечения.

Правильная автоматизация бизнеса позволяет обезопасить предпринимателя, сделать его бизнес более эффективным, прозрачным и клиентоориентированным, а не просто учесть требования законодательства. Однако чтобы это случилось, бизнесу необходимо осознанно подойти к оценке текущего уровня развития и амбиций, изучить существующие подходы и выбрать тот, который не будет в будущем досадным ограничителем. Узнать больше и оценить все возможные опции всегда можно с помощью консультантов из компаний-автоматизаторов. Так, например, «Компания Пионер» уже 20 лет помогает предпринимателям из Центральной Азии автоматизировать проекты — от начальной стадии до развития сетевого бизнеса. Присоединяйтесь к каналу в Telegram, чтобы быть в курсе происходящего в мире ритейла, ресторанного бизнеса, логистики и того, какое влияние на данные сферы оказывают современные технологии — в нашем регионе и во всем мире.