Как составить акт сверки взаиморасчетов
На что обратить внимание при создании документа
Для бизнеса взаиморасчеты — обычное явление. Стороны используют акт сверки взаиморасчетов, чтобы выявить расхождения по платежам, убедиться в отсутствии долгов и устранить разногласия.
Что такое акт сверки взаиморасчетов
Акт сверки взаиморасчетов — это документ, который составляют контрагенты, например поставщик и покупатель. Он позволяет удостовериться в статусе финансовых отношений — есть ли за одной из сторон долг или переплата.
По закону его составлять не обязательно. Этот документ даже не относится к первичным документам, как, например, акт выполненных работ. Но акт сверки нужен самим предпринимателям, чтобы понимать нет ли расхождений в платежных данных.
О периодичности сверки контрагенты договариваются сами — например, раз в месяц, квартал, год или при появлении разногласий. ТОО должны проводить сверку взаиморасчетов с контрагентами минимум раз в год — перед годовой бухгалтерской отчетностью. ИП делают это по желанию.
Обязанность подписывать акт сверки можно прописать в договоре, там же можно указать и сроки подписания. Если в договоре такого пункта нет и контрагент отказывается подписывать акт, то заставить его сделать это невозможно. Обычно добросовестные контрагенты сами заинтересованы в сверке долгов.
Кто составляет и подписывает акт
Акт сверки составляют любые сотрудники компании — менеджер или бухгалтер, но подписывать его может только руководитель. Как правило, в крупных компаниях с большим количеством контрагентов и регулярным проведением сверки расчетов, руководитель или финансовый директор тратят много времени на подписание актов сверок. Чтобы освободить время, на одного из бухгалтеров выписывают доверенность с соответствующими полномочиями. ИП может составить акт сверки сам.
Как правильно создать акт сверки
Единой утвержденной формы акта сверки нет. Поэтому ИП и ТОО могут разработать ее самостоятельно. Есть несколько вариантов составления акта. Бухгалтеры обычно используют специальные программы, как «1С». Также документ можно составить вручную, например в Microsoft Excel, Google Таблицах или онлайн-сервисах по заполнению актов сверки.
Вручную
Необходимо указать:
- название документа — Акт сверки взаиморасчетов;
- договор, если сверка происходит на его основании;
- дата составления;
- период сверки;
- наименования контрагентов — организации или ФИО предпринимателя.
Далее следует таблица, которую делят на две части. Обычно в ней указывают:
- дату, номер и название платежных операций;
- реквизиты обеих сторон сделки;
- суммы по дебету и кредиту — одна часть таблицы зеркально отражает другую. То, что один укажет как дебет, другой отразит как кредит;
- обороты за период — суммы всего дебета и кредита;
- начальное сальдо — долг или переплата на начало периода;
- конечное сальдо — долг или переплата на конец периода.
После таблицы пишут, есть ли задолженность и в чью пользу. Затем ставят подпись, дату и печать при наличии. Если подписывает руководитель компании, то этого достаточно, если работник по доверенности — надо указать номер и дату выдачи доверенности.
После того как инициатор сверки заполнил свою часть, он печатает акт в двух экземплярах и передает их контрагенту для заполнения со своей стороны. Если компания уверена в отсутствии расхождений, то может сразу заполнить обе части таблицы — за себя и контрагента. Тогда последний просто сверяет и, если согласен с суммами, подписывает акт. Суммы платежей отражаются в акте зеркально: то, что у одной компании стоит как дебет, у другой — как кредит. На этом сверка заканчивается.
Программа «1С»
В сервисах «1С: Бухгалтерия» акт сверки находится в разделе «Продажи» или «Покупки» → «Расчеты с контрагентами» → «Акт сверки расчетов». После открытия формы, дата документа проставляется автоматически, чтобы изменить ее нужно использовать встроенный календарь.
- Через кнопку «Выбрать» → «Показать все» → выбрать нужного контрагента.
- Указать период формирования акта сверки.
- Нажать кнопку «Заполнить» → выбрать вариант «По нашей организации и контрагенту». Программа автоматически выбирает все документы в базе с данным контрагентом. Заполняются сразу две части, контрагенту останется только проверить данные.
- Если же этот акт сверки нужно распечатать или сохранить в электронном виде, то мы должны провести документ без закрытия кнопкой «Провести». Тогда переходим к кнопке «Печать» → «Акт сверки». Для печати отправляем на принтер, для сохранения в электронном виде — нажимаем на кнопку «Сохранить на диск» в удобном формате.
- После согласования акта рядом с полем «Контрагент» можно поставить галочку «Сверка согласована» — тогда документ будет заморожен, и изменения в него уже не вносятся.
Онлайн-сервисы
- Учет.ЭДО — сервис, который позволяет компаниям вести электронный документооборот, обмениваться с контрагентами любыми документами онлайн, отзывать или отклонять полученные документы. Документы подписываются через ЭЦП, имеют полную юридическую силу. Компании могут добавлять неограниченное количество контрагентов. Сервис бесплатный.
- MyBuh.kz, Bigbuh.kz — автоматизированные онлайн-сервисы для предпринимателей, которые позволяют выставлять счета, акты, накладные и вести бухгалтерию онлайн. Сервисы платные.
Споры и разногласия сторон
Если в процессе сверки выявляются расхождения, то контрагент отправляет свою версию документа или протокол разногласий, в котором отмечает места с ошибками. Дополнительно предоставляет доказательства — накладную с подписью контрагента о принятии товара или другие платежные документы. Если другая сторона признает их, акт сверки составляют заново и подписывают. Важно, чтобы у обеих сторон были одинаковые данные. Подписанный документ означает, что стороны со всем согласны.
Подписанный акт сверки должен храниться для будущих справок и может стать важным доказательством в суде при возникновении споров или разногласий. Сам по себе он силы не имеет, поэтому обязательно должен подтверждаться первичными документами.
Компания может обратиться в суд при отсутствии оплаты со стороны контрагента, на это ей дается три года, если она не успеет за это время подать иск, то суд вернуть деньги уже не поможет.
Однако акт сверки прерывает срок исковой давности в три года. То есть, например, ИП работает с ТОО и оказывает услуги по заправке и ремонту картриджей. ИП выставил счет на оплату 1 февраля, но ТОО так деньги и не перечислило. Предприниматель в течение трех лет может обратиться в суд, время на это начинает исчисляться со 2 февраля. Стороны составили акт сверки 10 марта, и ТОО признало за собой долг. Теперь исковая давность начинает исчисляться с 10 марта.
Почему возникают расхождения
Различия в платежных данных по сальдо могут иметь несколько причин:
- ошибки в учете — например, не все документы внесены или некоторые операции продублированы;
- стороны отправили друг другу не все платежные документы: одна сторона могла что-то не получить, соответственно, не отразить в акте;
- контрагенты отнесли один и тот же документ к разным периодам.
Акт сверки взаиморасчетов — важный документ при договорной работе. Он защищает предпринимателя или компанию от возможных проблем в будущем, снижает риск конфликтов и укрепляет доверие между сторонами.