Что выбрать — бухгалтер в штате или на аутсорсе
Как сэкономить на бухгалтерском обслуживании
Предприниматель сам решает, как вести бухгалтерский учет — самостоятельно, нанять штатного бухгалтера или воспользоваться услугами аутсорсинга. Выбор подходящего варианта зависит от объема работы и задач компании. Рассмотрим плюсы и минусы каждого из вариантов для предпринимателей.
Самостоятельный учет
Такой вариант подходит для ИП с небольшими оборотами. Например, предпринимателю на упрощенке без работников или со штатом до 30 человек заниматься бухучетом несложно — нужно раз в полгода сдавать декларацию и платить налоги.
Есть два способа, как облегчить самостоятельный бухучет:
- Бухгалтерские сервисы. Специально созданы для тех, кто не разбирается в бухгалтерии. Помогают заполнить все виды налоговых отчетов на основании первичных бухгалтерских документов. Самостоятельно выставляют счета, накладные, отправляют налоговые отчеты, рассчитывают зарплату. Стоимость для ИП на упрощенке — около 5 тыс. тенге в месяц.
- Онлайн-бухгалтерия от банков. Jusan Business предлагает бесплатный сервис для своих клиентов, который рассчитывает налоги и помогает подготовить форму 910.00 прямо в приложении, вести кадровый учет и напоминает о налогах, чтобы не получать штрафы. Все, что нужно сделать предпринимателю, — подключиться к услуге и ввести минимум данных, остальное банк сделает сам. Онлайн-бухгалтерия от Jusan Business сохраняет время и деньги клиентов.
Онлайн-бухгалтерия бесплатно
Формирование ФНО 910 и расчет налогов за месяц в приложении Jusan Business
Подключить
Сканируйте и скачивайте Jusan Business
Штатный сотрудник
Такой вариант прежде всего необходим компаниям, работающим по общеустановленному налоговому режиму.
Бухгалтер в штате, работающий по трудовому договору, всегда рядом, и к нему можно подойти с любым вопросом. Он сконцентрирован на делах работодателя и может взять на себя расчет зарплаты, налогов и документацию. Если обороты компании большие, то, как правило, нужен не один бухгалтер, а целый штат.
В зависимости от размера компании и нагрузки стоимость услуг штатного бухгалтера начинается от 100–200 тыс. тенге.
Бухгалтер на удаленке
Если такие расходы слишком велики, то можно выбрать приходящего бухгалтера, то есть удаленного сотрудника. Его услуги обойдутся дешевле, ему не нужно постоянно быть в офисе, выделять рабочее место. Этот вариант подходит для бизнеса, не требующего сложного бухгалтерского учета.
Для компании с небольшими оборотами бухгалтер готовит документы электронно и отправляет их предпринимателю, а руководитель сам следит за ними и хранит документы у себя. Если обязанностей в компании больше, то нужно, чтобы бухгалтер приходил не только для сдачи отчетов, но и следил за документооборотом, возможно, делал инвентаризацию.
Стоимость услуг такого бухгалтера в месяц: 15–50 тыс. тенге — на упрощенке, 50–150 тыс. тенге — на общеустановленном режиме.
Бухгалтерский аутсорсинг
Предприниматель может заключить договор с аутсорсинговой компанией с укомплектованным штатом и тем самым снизить расходы на содержание сотрудников. Отдать ведение бухгалтерии на аутсорс — отличный вариант для малого и среднего бизнеса, с оборотом до 200 млн тенге в год и штатом сотрудников до 50 человек. Компания получает не сотрудника, а услугу и платит только за выполненную работу — например, за ведение бухучета или подготовку к налоговой проверке. Все обязанности, не входящие в перечень договора, нужно оплачивать дополнительно.
Кроме того, все первичные документы предоставляет сам предприниматель — аутсорсинговая компания не обзванивает контрагентов, если это не обговорено заранее.
При выборе аутсорсинговой компании стоит узнать, сколько лет она на рынке и какое количество сотрудников имеет в штате. Важно понимать основные нюансы работы: как ведется учет, в какой программе, кто контролирует процессы и сдает отчетность. Не нужно стесняться уточнять, так как речь идет о передаче учета сторонней организации.
Договор с аутсорсинговой компанией заключается на определенный срок, после которого либо расторгается, либо продлевается. В нем должны быть отображены все важные пункты, например, своевременное ведение бухгалтерского учета, составление отчетов по налогам и бухгалтерии, отправка отчетности в налоговую, возмещение штрафов за свои ошибки, сохранение конфиденциальной информации, консультация предпринимателя по всем изменениям в законодательстве в части бухучета.
Стоимость услуг компании-аутсорсера зависит от объема задач и начинается от 10 тыс. тенге в месяц.
Бухгалтер по договору ГПХ
Работать с бухгалтером по договору ГПХ не запрещено законом, но нежелательно для самой компании. В бухгалтерском учете есть нюансы, при которых ответственность за нарушение требований налогового и иного законодательства, несет только штатный специалист. К тому же специалист, оказывающий услуги по договору ГПХ, не несет никакой материальной ответственности. Поэтому лучше ввести должность бухгалтера в штатное расписание и заключить с кандидатом трудовой договор, в котором можно предусмотреть дистанционную работу.
Что учитывать при выборе бухгалтера
- Помимо трудового договора с бухгалтером, в котором прописываются все функциональные обязанности и условия работы, нужно заключить договор о материальной ответственности. Бухгалтер должен отвечать за причинение ущерба компании, например, бывают случаи умышленного уничтожения бухгалтерской базы, либо сдача «нулевок» вместо полноценных отчетов. Официальный документ защитит от возможных неприятностей.
- Прописывать ответственность бухгалтера в договоре за штрафы. На уведомления в Кабинете налогоплательщика нужно отвечать в срок, иначе налоговые органы блокируют счета и накладывают штраф. Если бухгалтер, сделав ошибки увольняется, то налоговые штрафы остаются предпринимателю.
- Учитывайте опыт работы бухгалтера в предыдущих местах. Сотрудник не должен менять работу часто, особенно в середине года, когда в разгаре сдача отчетности. На одном месте бухгалтер должен проработать как минимум один год.
Каждый бизнес на разных этапах развития компании выбирает свой тип бухгалтерии. Крупным предприятиям лучше иметь штат собственных бухгалтеров, средний и мелкий бизнес может воспользоваться услугами штатного сотрудника или заключить договор с аутсорсинговой компанией. ИП на упрощенке нет смысла переплачивать — можно справиться с учетом при помощи онлайн-сервисов.