Как работать с сотрудниками удаленно

Что такое дистанционка

Дистанционная работа — это работа, которую сотрудник выполняет удаленно от места нахождения работодателя. Для этого не нужно приезжать в офис — работа ведется из дома или любого другого удобного места. Чаще всего на удаленке работают офисные сотрудники, которым не нужно взаимодействовать с людьми напрямую.

Многие работодатели считают, что сотрудники на дистанционке работают менее эффективно — их активность в рабочее время трудно проконтролировать. Тем не менее у дистанционки есть свои плюсы для бизнеса:

• экономия на содержании офиса — затратах на электричество, интернет;
• экономия на организации рабочего места сотруднику — покупку стола, стула, компьютерной техники и т.д.;
• найм специалистов из других городов и регионов.

Документы для штатного дистанционщика

Удаленного сотрудника оформляют в штат в обычном порядке, как если бы он работал в офисе. Разница только в том, что он не приходит в офис физически, поэтому его документы можно принять электронно, в сканированном виде. Трудовой договор тоже можно заключить удаленно — для этого сотрудник распечатывает договор, ставит свою подпись и отправляет работодателю сканированную версию. После этого работодатель распечатывает подписанный документ, подписывает со своей стороны, ставит печать и отправляет работнику сканированную версию.

Что нужно учесть в трудовом договоре

В договоре с удаленщиком нужно учесть условия работы, чтобы в будущем не было недопониманий и конфликтов:

• убрать пункт о месте выполнения работы — это решает сам сотрудник;
• убрать пункт о письменном уведомлении друг друга об увольнении, когда истечет срок трудового договора — договор будет считаться продленным, если в последний рабочий день никто никого не уведомил;
• прописать порядок выплаты зарплаты, объем работы, схему принятия результатов.

Зарплата и обязательные отчисления

Удаленщики получают зарплату по тому же принципу, что и обычные сотрудники. Суммы и сроки выплаты зарплаты нужно прописать в трудовом договоре, при этом важно учитывать, что это будет перечисление на карту работника — наличные на руки получать он не сможет. Некоторые специалисты соглашаются на более низкую зарплату, чем их офисные коллеги, потому что не тратят деньги на дорогу или аренду жилья ближе к работе.

Все налоги, взносы и платежи в бюджет уплачиваются по обычному порядку. Отпуск и больничный тоже оформляются так, как если бы работник ходил в офис.

Рабочий график

График работы, перерывы и выходные нужно обязательно зафиксировать в трудовом договоре. График может быть гибким, а рабочий день может начинаться и завершаться позже — об этом нужно договариваться заранее.

Способы контролирования работника в рабочие дни тоже нужно прописать в договоре. Сотрудник обязан быть на связи в рабочее время, но нельзя требовать от него работы вне графика, если не собираетесь оплачивать переработку в повышенном размере.

Рабочие условия

Работодатель не обязан создавать сотруднику рабочее место, но должен дать доступ к программам, которые могут понадобиться для работы. Сотрудник не должен покупать программное обеспечение и платить за подписки самостоятельно.

Если он использует свой компьютер и принтер, оплачивает интернет и счета за электричества в рабочее время, разъезжает по рабочим вопросам или тратится на расходные материалы, то работодатель выплачивает за это компенсацию. Для этого нужно договориться с работником о сумме и порядке выплаты компенсации.

Адаптация сотрудника

Перед тем как сотрудник приступит к работе, нужно провести онбординг — знакомство новичка с компанией: объяснить, как проходят рабочие процессы, собрания, встречи, кто за что отвечает и к кому обращаться по разным вопросам. Чтобы провести это онлайн, можно организовать видеозвонок, подготовить презентацию или записать видеоинструкцию.

Также можно проводить еженедельные онлайн-беседы руководителя и сотрудника, чтобы понимать, как он справляется с работой, с какими проблемами сталкивается и в какой помощи нуждается.

Контроль работы сотрудника

Контролировать действия удаленного сотрудника непросто. Существуют сервисы, которые отслеживают выполнение задач, например, Bitrix, Trello, Notion, Jira, др. Некоторые сервисы контролируют рабочие экраны и фиксируют начало и конец рабочего дня.

Однако эффективность работника комфортнее отслеживать двумя критериями:

1. задача выполнена вовремя;
2. результат работы не вызывает ни у кого вопросов.

Это уменьшает чувство постоянного надзора над работником и позволяет ему работать более расслабленно.

Рекомендации по работе с дистанционщиками

1. При собеседовании попросите примеры работ и дайте тестовое задание, чтобы понимать, чего ожидать от кандидата. А после найма установите испытательный срок, чтобы понять, что он способен работать самостоятельно.
2. Проведите онбординг онлайн — удаленный сотрудник находится в отрыве от коллектива и должен знать, как работать в вашей компании.
3. Установите четкие сроки и время сдачи работы, дни рабочих созвонов, способы отчета по выполненным задачам.
4. Договоритесь, какими способами будете держать связь с сотрудником, и зафиксируйте время, когда он должен быть доступен. Давайте ему обратную связь и старайтесь отвечать на его запросы вовремя.

Дистанционная работа может быть очень продуктивной, если выстроить четкую систему работы, выставить сроки и обговорить все детали. Зачастую специалисты, предпочитающие удаленку, умеют организовывать рабочий день и брать ответственность. Они способны создать себе комфортные условия и работать, не отвлекаясь на офисную суету. Главное — не перегружать их задачами и помнить, что это такие же сотрудники, как и те, кого вы видите на работе каждый день.