Как оформить сотрудника в штат

Чем больше оборотов набирает бизнес, тем больше людей требуется для поддержания рабочих процессов. Чтобы сотрудники работали в компании законно, нужно официально зачислить их в штат. Самой сложной частью этой процедуры является поиск и собеседование подходящего специалиста, а о формальной стороне найма мы расскажем в этой статье.

Порядок приема на работу

Стандартный порядок оформления сотрудника выглядит так:

прием заявления о трудоустройстве;
запрос личных документов;
заключение трудового договора;
заключение договора о материальной ответственности (если входит в обязанности);
подписание приказа о приеме на работу;
выдача должностной инструкции.

Список документов сотрудника

Документы нужны для заключения трудового договора.

для граждан РК — удостоверение личности;
для не достигших 16 лет — свидетельство о рождении;
для иностранцев — паспорт и ИИН.
дипломы, свидетельства и сертификаты об образовании, квалификации, профессиональной подготовке;
трудовая книжка, рекомендательные письма (если есть стаж);
военный билет или удостоверение о приписке к призывному участку (для военнообязанных);
справка о прохождении медосмотра или санитарная книжка (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование);
адресная справка;
справка об отсутствии судимости (для работы в сфере образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления, физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с несовершеннолетними).

Заявление о приеме на работу

Это документ, в котором будущий сотрудник просит работодателя нанять его на должность. Заявление пишется на имя руководителя компании. В нем указываются полное имя сотрудника, должность, дата начала работы, дата заявления и подпись сотрудника. Заявление пишется в произвольной форме.

Пример заявления о приеме на работу

Трудовой договор

Трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем, в котором прописываются права и обязанности обеих сторон, размер заработной платы, трудовой распорядок, график отпуска и другие условия работы.

Где заключить трудовой договор

онлайн — на «Электронной бирже труда» с помощью ЭЦП работника и работодателя;
на бумажном носителе — вместе с сотрудником, но после его нужно зарегистрировать в Единой системе учета трудовых договоров на enbek.kz и заверить ЭЦП работодателя.

Что должно быть в договоре

Трудовой договор отличается от других видов договоров тем, что в нем для работника прописываются:

трудовые обязанности;
трудовой распорядок;
заработная плата.

Беременные, несовершеннолетние, люди с детьми в возрасте до 3 лет и лица с инвалидностью имеют право заключать трудовой договор и устраиваться на работу. Все запреты и ограничения прописаны в Трудовом кодексе.

Обязательные пункты трудового договора

реквизиты работодателя:
- для ИП — ФИО работодателя, адрес, номер и дата выдачи удостоверения личности или паспорта, ИИН;
- для ТОО — наименование компании, адрес, номер и дата документа о госрегистрации, БИН;
реквизиты работника: ФИО, адрес, номер и дата выдачи удостоверения личности или паспорта, ИИН;
должность;
место работы;
срок договора;
дата начала работы;
рабочий график и время отдыха;
условия оплаты труда;
условия труда (для работников во вредных и опасных условиях — гарантии и льготы);
права и обязанности работника;
права и обязанности работодателя;
порядок изменения и расторжения договора;
порядок выплат гарантий и компенсаций сотруднику;
условия страхования сотрудника;
ответственность работника и работодателя;
дата и номер договора.

Любые изменения этих пунктов, например, изменение адреса, размера заработной платы или графика работы, должны вноситься в трудовой договор путем заключения дополнительного соглашения. Документ подписывается обеими сторонами и скрепляется печатью организации. Один экземпляр договора должен оставаться у работодателя, а второй — вручается работнику.

Договор о материальной ответственности

Если сотрудник принимается на должность, на которой ему передается имущество, ценности или деньги, то стоит заключить договор о полной материальной ответственности.

Материальная ответственность — это обязанность сотрудника возместить работодателю ущерб, нанесенный его имуществу, изделиям, финансам и другим ценностям, если таковой возник во время выполнения его должностных обязанностей.

Договор о материальной ответственности заключается с сотрудниками, чья работа связана с хранением, обработкой, продажей, перевозкой, применением и другим использованием переданного ему имущества. В нем прописываются обязанности сторон, ответственность работника, а также реквизиты и подписи сотрудника и работодателя.

Приказ о приеме на работу

Приказ — это официальный документ, который подтверждает прием сотрудника на работу. Приказ издает руководитель компании. В нем должны быть данные из трудового договора:

ФИО работника;
структурное подразделение, куда принят сотрудник;
должность сотрудника;
дата начала работы;
оклад и другие условия оплаты труда;
длительность испытательного срока (если таковой потребуется).

Пример приказа о приеме на работу

Должностная инструкция

Этот документ нужен для того, чтобы подробно описать все обязанности сотрудника. Он помогает при разрешении споров и разногласий по поводу обязанностей персонала в суде, при аттестации сотрудников, при увольнении во время испытательного срока или при сокращении штата. Это не обязательный документ, поэтому не все работодатели составляют должностную инструкцию.