Как оформить сотрудника в штат
Как принять работника в компанию, какие документы нужны и что важно учесть в трудовом договоре
Чем больше оборотов набирает бизнес, тем больше людей требуется для поддержания рабочих процессов. Чтобы сотрудники работали в компании законно, нужно официально зачислить их в штат. Самой сложной частью этой процедуры является поиск и собеседование подходящего специалиста, а о формальной стороне найма мы расскажем в этой статье.
Порядок приема на работу
Стандартный порядок оформления сотрудника выглядит так:
- прием заявления о трудоустройстве;
- запрос личных документов;
- заключение трудового договора;
- заключение договора о материальной ответственности (если входит в обязанности);
- подписание приказа о приеме на работу;
- выдача должностной инструкции.
Список документов сотрудника
Документы нужны для заключения трудового договора.
-
для граждан РК — удостоверение личности;
для не достигших 16 лет — свидетельство о рождении;
для иностранцев — паспорт и ИИН. - дипломы, свидетельства и сертификаты об образовании, квалификации, профессиональной подготовке;
- трудовая книжка, рекомендательные письма (если есть стаж);
- военный билет или удостоверение о приписке к призывному участку (для военнообязанных);
- справка о прохождении медосмотра или санитарная книжка (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование);
- адресная справка;
- справка об отсутствии судимости (для работы в сфере образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления, физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с несовершеннолетними).
Заявление о приеме на работу
Это документ, в котором будущий сотрудник просит работодателя нанять его на должность. Заявление пишется на имя руководителя компании. В нем указываются полное имя сотрудника, должность, дата начала работы, дата заявления и подпись сотрудника. Заявление пишется в произвольной форме.
Трудовой договор
Трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем, в котором прописываются права и обязанности обеих сторон, размер заработной платы, трудовой распорядок, график отпуска и другие условия работы.
Где заключить трудовой договор
- онлайн — на «Электронной бирже труда» с помощью ЭЦП работника и работодателя;
- на бумажном носителе — вместе с сотрудником, но после его нужно зарегистрировать в Единой системе учета трудовых договоров на enbek.kz и заверить ЭЦП работодателя.
Что должно быть в договоре
Трудовой договор отличается от других видов договоров тем, что в нем для работника прописываются:
- трудовые обязанности;
- трудовой распорядок;
- заработная плата.
Беременные, несовершеннолетние, люди с детьми в возрасте до 3 лет и лица с инвалидностью имеют право заключать трудовой договор и устраиваться на работу. Все запреты и ограничения прописаны в Трудовом кодексе.
Обязательные пункты трудового договора
-
реквизиты работодателя:
- для ИП — ФИО работодателя, адрес, номер и дата выдачи удостоверения личности или паспорта, ИИН;
- для ТОО — наименование компании, адрес, номер и дата документа о госрегистрации, БИН;
- реквизиты работника: ФИО, адрес, номер и дата выдачи удостоверения личности или паспорта, ИИН;
- должность;
- место работы;
- срок договора;
- дата начала работы;
- рабочий график и время отдыха;
- условия оплаты труда;
- условия труда (для работников во вредных и опасных условиях — гарантии и льготы);
- права и обязанности работника;
- права и обязанности работодателя;
- порядок изменения и расторжения договора;
- порядок выплат гарантий и компенсаций сотруднику;
- условия страхования сотрудника;
- ответственность работника и работодателя;
- дата и номер договора.
Любые изменения этих пунктов, например, изменение адреса, размера заработной платы или графика работы, должны вноситься в трудовой договор путем заключения дополнительного соглашения. Документ подписывается обеими сторонами и скрепляется печатью организации. Один экземпляр договора должен оставаться у работодателя, а второй — вручается работнику.
Договор о материальной ответственности
Если сотрудник принимается на должность, на которой ему передается имущество, ценности или деньги, то стоит заключить договор о полной материальной ответственности.
Материальная ответственность — это обязанность сотрудника возместить работодателю ущерб, нанесенный его имуществу, изделиям, финансам и другим ценностям, если таковой возник во время выполнения его должностных обязанностей.
Договор о материальной ответственности заключается с сотрудниками, чья работа связана с хранением, обработкой, продажей, перевозкой, применением и другим использованием переданного ему имущества. В нем прописываются обязанности сторон, ответственность работника, а также реквизиты и подписи сотрудника и работодателя.
Приказ о приеме на работу
Приказ — это официальный документ, который подтверждает прием сотрудника на работу. Приказ издает руководитель компании. В нем должны быть данные из трудового договора:
- ФИО работника;
- структурное подразделение, куда принят сотрудник;
- должность сотрудника;
- дата начала работы;
- оклад и другие условия оплаты труда;
- длительность испытательного срока (если таковой потребуется).
Должностная инструкция
Этот документ нужен для того, чтобы подробно описать все обязанности сотрудника. Он помогает при разрешении споров и разногласий по поводу обязанностей персонала в суде, при аттестации сотрудников, при увольнении во время испытательного срока или при сокращении штата. Это не обязательный документ, поэтому не все работодатели составляют должностную инструкцию.
Налоги и выплаты за сотрудника
Количество сотрудников в штате и налоги, уплачиваемые за них, зависят от режима налогообложения компании.
Для ИП:
- на общеустановленном режиме — до 250 человек;
- на упрощенке — до 30 человек, включая владельца ИП;
- на патенте — нет сотрудников.
Для ТОО:
- на упрощенке — до 30 человек;
- с применением фиксированного вычета — до 50 человек.
Какие налоги и выплаты уплачиваются за сотрудника
Соцплатежи за работников рассчитываются из суммы зарплаты.
Что платить за работников:
- ОПВ — обязательные пенсионные взносы;
- СО — социальные отчисления;
- ООСМС — отчисления на обязательное медицинское страхование;
- ВОСМС — взносы на обязательное медицинское страхование;
- ИПН с доходов работника;
- социальный налог.
Сколько налогов нужно платить с зарплаты
Формулы для расчета социальных платежей с оклада работника в 200 000 тенге.
За счет работника
ОПВ — зарплата × 10%
200 000 × 10% = 20 000 тенге
ИПН с доходов работника — (зарплата − ОПВ − 14 МРП) × 10%
(200 000 − 20 000 − 48 300) × 10% = 13 170 тенге
ВОСМС — 5% от 1,4 МЗП
98 000 × 5% = 4 900 тенге
За счет работодателя
ООСМС — зарплата × 3%
200 000 × 3% = 6 000 тенге
СО — (зарплата − ОПВ) × 3,5%
(200 000 − 20 000) × 3,5% = 6 300 тенге
Социальный налог — за работника 1 МРП (3 450 тенге), за себя 2 МРП (6 900 тенге)
При фактическом окладе работника в 200 000 тенге, на руки он будет получать 161 930 тенге. А работодателю нужно будет заплатить еще 15 750 тенге.
Какую отчетность сдавать по налогам с зарплаты: Декларация по ИПН и СН ФНО 200.00 — каждый квартал, до 15 мая, 15 августа, 15 ноября отчетного года и 15 февраля следующего года.
Когда оплачивать налоги с зарплаты: каждый месяц, до 25 числа следующего месяца. Например, за октябрь — до 25 ноября, за ноябрь — до 25 декабря, и так далее.