Дүкен жұмысын автоматтандыру

Дүкен ашқалы жүрсіз бе? Тауар жеткізушілерді мұқият тексердіңіз бе? Дүкеніңізде сататын тауарларды қызыға іріктедіңіз бе? Сауда орнын жақсылап таңдап алдыңыз ба? Дүкен ішін әдемі безендірдіңіз бе? Жарнамаға да ақша салдыңыз ба? Олай болса, есеп жүргізуде қате жіберу, кассадан ақша ұрлау, салық айыппұлдарына ұшырау немесе касса құрылғысының сынып қалуы сияқты тосын жағдайларға шалдығып, жұмысыңызға кедергі жасап жібермеңіз. Автоматтандыру жұмысы қызықсыз, тіпті қиын болып көрінсе де, оның барлық мүмкіндктерін толық меңгеріп алмағаныңызша, ақшаңыздан айрылып, бизнесіңіздің дамуын баяулатып жіберуіңіз әбден мүмкін.

Сауда орындарына қажет құрылғылар мен автоматтандыру тәсілдері бизнестің даму деңгейіне сәйкес түрленеді, сол себепті, «жұрттың дүкеніндей» жасағанша, саналы шешім қабылдап, кәсіби мамандарды қатыстырып, тиімді тәсіл таңдау керек.

Автоматтандыру деңгейлері

• Төмен: дүкеннің заң талаптарына сәйкес жұмыс істеуін қамтамасыз етеді — мысалы, таразы пайдалану, төлемдерді қағаз ақшамен немесе картамен қабылдау, сауда туралы мәліметтерді тіркеп, салық органдарына тапсыру, сатып алушыға чек басып беру тәртіптерін қадағалайды;
• Бастапқы: дүкеннің заң талаптарына сәйкес жұмыс істеуін қамтамасыз етіп қана қоймай, кәсіпкерге тауарлардың жағдайын біліп отыруға көмектеседі: қанша тауар сатып алынды, қалдықта қанша тауар қалды, қаншасы сатылды — бұның барлығы дәптерде емес, арнайы есептеуші бағдарламада жазылады;
• Орташа: тауар қозғалысы туралы мәліметтерді барынша жылдам тіркеуге арналған қосалқы бағдарламалар мен құрылғылар, мысалы, дерек жинайтын терминалдардың көмегімен жеткізушілерден тауарларды оңай қабылдауға болады;
• Жоғары: сатып алушыларға ыңғайлы жағдай жасауға арналған құрылғылар: сауда залындағы бағаларды уақытында жаңарту, бонус жүйесін ұсыну, касса алдында кезек жинамау сияқты клиенттерді сақтап қалуға көмектесетін жасақтама.

Мәселен, сіз бизнесіңізді көтеру үшін тауар түрлерін көбейтіп, клиент ағынын үлкейтуді жоспарлап отырсыз дейік.

Нені ескерген жөн

1. Түскен тауарлар мен сатылған тауарлар туралы мәліметтерді енгізіп, жеткізушілермен жұмыс істеу үшін есеп жүргізу бағдарламасын таңдаңыз. Қазіргі кезде жаңа тіркелген кәсіпкерлер де көптеген онлайн қызметтерге жазылып, оларды оңай меңгере алады (мысалы, Paloma365, «МойСклад», т.б.). Бірақ бұл қызметтер тек ақша айналымы төмен компаниялар үшін ғана қолайлы, сондықтан да, бизнес өсе келе, олармен жұмыс істеу қиындай бастайды. Бұл қызметтердің арасындағы ең тиімдісі — 1С бағдарламасы (оның ішінде бизнестің сипатына қарай «Розница», «Торговля» немесе «Комплексная автоматизация» түрлерін таңдаңыз): оған бизнесіңіз үлкейгенде қосымша қызметтерді қосуға болады. Ең бастысы, бағдарлама жасақтамасын өндіруші компанияны таңдағанда, ол Қазақстан Республикасының заңнамасындағы өзгерістерді, әсіресе фискалдауға және таңбалауға байланысты өзгерістерді қалай ескеріп отырып, қаншалықты жылдам енгізіп отыратынына көңіл бөліңіз.
2. Кассаға қандай бағдарлама орнататыныңызды ойластырыңыз. Егер саудаңыз аса көп болмаса, онда жоғарыда атап кеткен «1С: Розница» сияқты есеп жүргізу бағдарламасын пайдаланып көріңіз. Ал егер сатып алушылар көп келетін болса, онда Artix сияқты арнайы касса бағдарламасын қою қажет болады.
3. Кассир құрылғысын, яғни сатылатын тауарлар мен науқандарды белгілеуге арналған касса бағдарламасын қайда орнататыныңызды ойластырыңыз. Ең қолайлы құрал — қосалқы құрылғылар қоса алатын арнайы компьютер мен сауда операцияларын жүргізетін сенсорлы монитор екеуін біріктіретін сенсорлы POS-терминал.

4. Фискалдау келісімшартын жасасу үшін фискалды деректер операторын таңдаңыз. Ол, мысалы, Қазақтелеком, Транстелеком немесе Jusan болуы мүмкін. 
5. Фискалдау тәсілін таңдаңыз: оны арнайы қосымша арқылы (мысалы, e-Salyk Business), немесе чек басып шығаратын құрылғымен қоса жұмыс істейтін бөлек бағдарлама арқылы (мысалы, Webkassa), немесе аппаратты онлайн-кассаның көмегімен (есептерді МКК-ға өзі жіберіп отыратын чек принтері) жасауға болады. Заң бойынша әр кәсіпкер сатып алушыларға QR коды арқылы тексерілетін фискалды чек беруге тиіс: оны электронды түрде жіберуге (ол үшін сатып алушыдан телефон нөмірін немесе электронды поштасын алу керек), немесе клиент сұраса, басып та шығаруға болады.
6. Банк таңдап, онымен қалай жұмыс істейтініңізді де ойластырыңыз: банктер картаны POS-терминалға басқаныңыз үшін, банк қосымшасында немесе жедел төлем жүйесінде QR кодын пайдаланғаныңыз үшін әр түрлі комиссия алады.
7. Сатушының жұмыс орнына ақша салатын жәшік, сатып алушы дисплейін, штрихкод сканерін және банкнот детекторын алыңыз. Қажет құрылғыларды керегіңізше жинаңыз, бірақ дүкеніңізде ақша салатын жәшік пен штрихкод сканері болмаса, баяу жүріп жатқан саудаңыз одан да қиын жүретін болады. Ақша жәшігі қағаз ақша реттеуді жеңілдетіп, ақшаның дұрыс сақталуын қамтамасыз етеді. Ал бизнес өсе келе, ақша жәшігінің ашылып-жабылған уақытын тексеріп, ақша ұрлаудың алдын алуға да болады. Штрихкод сканері қызмет көрсету процесін жеделдетіп, қате жібермеуге көмектеседі. Сатып алушы дисплейі — клиенттерге сатып алу процесін көрсетіп тұратын құрылғы. Ал ең қарапайым валюта детекторы жалған банкноттарды анықтап, жағымсыз жағдайлардан сақтануға көмектесетін болады.
8. Бұл құрылғылардың барлығын кассада ыңғайлы орнату үшін, және олардың сымдарын шатастырып алмау үшін сатушы орнын ұйымдастыру жолдарын ойластырыңыз.

Нені істемеген жөн 

• Құрылғыларды маркетплейстен сатып алмағаныңыз жөн: кейін оларды өзіңіз қоса алмай, ақыры кепілді көмек ала алмай қалуыңыз мүмкін;
• Қытай сияқты елдерден сіздегі бағдарламалармен үйлеспейтін және Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес келмейтін құрылғыларды алмаңыз;
• «Жұрттың дүкеніндегідей» құрылғы алуға асықпаңыз, себебі олардың жағдайлары да, талаптары да басқаша болуы мүмкін;
• EAC сертификаты жоқ құрылғы алмаңыз, себебі сертификаты жоқ тауар сатқан жеткізушілерге сенуге болмайды;
• Қазақстан аумағында қолдау орталығы жоқ құрылғы алмағаныңыз жөн, себебі бірдеңе сынып қалса, тауарды толық ауыстыруға тура келеді. 

Автоматтандыру құрылғыларының жұмыс істеу ерекшеліктерін тек кәсіби мамандар түсіне алады. Егер сіз маркетплейстен кез келген сканер сатып ала салсаңыз, кейін сіздің компьютеріңізде орнатылған Windows-та СОМ-порты эмуляциясы болмағандықтан, ол «1С» бағдарламасымен байланыса алмай қалуы мүмкін. Егер Қытайда жасалған арзан дерек жинау терминалын алсаңыз, онда қажет бағдарламаны өз бетіңізбен қоса алмай, немесе тауарларды сканерлей алмай отыруыңыз да мүмкін (немесе бағдарлама әзірлеушілер сізден оны жөндеу үшін тағы ақша сұрайтын болады). Егер сіз «ауыр» есеп жүргізу жүйесімен және бірнеше мың тауар атауы жазылған номенклатура базасымен жұмыс істеу үшін «жұрттың дүкеніндегідей» процессоры ескірген, жад көлемі тар, нашар моноблок алсаңыз, онда бағдарлама үйлеспей, тоқтап қала беріп, бизнесіңіз де кідіре бастайтын болады. Ал жосықсыз жеткізушілермен жұмыс істесеңіз, кейін құр қол қалуыңыз мүмкін, себебі құрылғы сынып қалса, оны ешкім жылдам жөндеп бере алмайтын болып шығады.

Назар аударатын жайттар

Бағдарлама жасақтамасын таңдағанда, біріншіден, бизнесіңіздің жағдайына адал баға беріңіз: мүмкін, бастапқыда сізге абонент төлемімен істейтін арзан онлайн-қызметтер де жетіп қалатын шығар. Бірақ бизнес өсе келе, оның жұмысы да күрделене бастайды, ал оларды шешу үшін қымбат кәсіби бағдарламалар керек бола бастайды. Мысалы,  егер сіз «1С: Фреш» бағдарламасын алсаңыз, онда кейін дерек жинау терминалын толығынан пайдалана алмайтын боласыз.

Автоматтандыру компаниясын таңдағанда, оның бағасына емес, кеңесші мамандарының білім деңгейіне назар аударыңыз. Сіз жай ғана бос қорап емес, біріктіргіш құрылғы сатып алатын боласыз, ал оны орнатар кезде де, одан кейін де сізде көптеген сұрақ тууы мүмкін. Сол себепті, сіздің жеткізушіңіз олардың барлығына жауап бере алатын болуға тиіс. Ал арзан өнім сататын, әрі жұмыскерлері тұрақсыз компаниялар сізге тиісті ақпарат бере алмайды.

Компания таңдағанда, ол сіздікіне ұқсас дүкендерде бағдарламалар мен құрылғыларды орнатып көрген бе екенін анықтаңыз, себебі, мысалы, азық-түлік дүкендері мен киім дүкендерінің жағдайлары әр түрлі болады да, сәйкесінше, оларға әр бөлек шешім табу керек болады.

Бағдарлама жасақтамасын немесе құрылғыны сатып алмас бұрын, интернетте тексеріп, өндірушісі кім, нарықта танымал ма, техникалық сипаты мен пайдалану нұсқаулығы бар ма, оған кепілдік талоны беріледі ме, жеткізуші бағдарлама жасақтамасына қызмет көрсетеді ме деген сұрақтарға жауап іздеңіз. 

Бизнестерін дұрыс автоматтандырған кәсіпкерлер өздерін сақтандырады, ал олардың бизнестері заң талаптарын орындап қана қоймай, нәтижелі, ашық, әрі клиенттерге ыңғайлы болады. Ол үшін бизнестің қазіргі даму деңгейін және болашаққа қойған мақсаттарын дұрыс бағалап, нарықтағы барлық автоматтандыру тәсілдерін зерттеп, болашақта бизнеске кедергі жасамайтын тәсіл таңдау қажет. Оның барлығын автоматтандырушы компаниялардың кеңесші мамандары түсіндіріп, айқындап бере алады. Мысалы, «Компания Пионер» компаниясы 20 жылдан бері Орта Азиядағы кәсіпкерлерге бизнестерін бастапқы кезеңнен желілі бизнеске өскенше дейін автоматтандырып келе жатыр. Біздің өңірдегі және дүние жүзіндегі бөлшек сауда, мейрамхана бизнесі, логистика салаларындағы жағдай мен олардың заманауи технологияларға тигізетін ықпалын біліп отыру үшін Telegram арнасына қосылыңыз.