Как ИП выставить счет-фактуру

Электронный счет-фактура (ЭСФ) — это документ, который подтверждает продажу товара, выполнение услуги или работы. Его создают и отправляют через специальную платформу — информационную систему ЭСФ. Рассказываем, как и когда ИП должен выставлять электронный счет-фактуру.

Кто обязан выписывать ЭСФ

Все плательщики НДС выставляют электронный счет-фактуру. Если ИП не является плательщиком НДС, но занимается внешнеэкономической деятельностью, то должен выписывать ЭСФ только по товарам из «Виртуального склада».

Регистрация в системе ЭСФ

На сайте ЭСФ выберите тип регистрации — ИП и следуйте инструкциям.

При регистрации нужен доступ к ЭЦП (или мобильному приложению eGov mobile) и камере. Обязательно укажите наименование и адрес ИП. Перед подписанием ознакомьтесь с соглашением регистрации в ИС ЭСФ.

Создание ЭСФ

Чтобы войти в личный кабинет необходимы ЭЦП и пароль, который вы указывали при регистрации. Если вы ранее регистрировались на портале не только как ИП, то при входе выберите вариант «Продолжить как ИП».

В открывшемся окне перейдите в раздел «Электронные счета-фактуры» → «Создание счета-фактуры». Слева появится список разделов, которые нужно заполнить. Разберем основные и обязательные поля.

Раздел А. Общий раздел

Регистрационный номер заполняется автоматически.

Номер учетной системы предприниматель придумывает самостоятельно. Обратите внимание: нельзя в один и тот же день создать два и более счета-фактуры с одинаковым номером.

Дату выписки отредактировать нельзя — автоматически ставится сегодняшний день.

Дата совершения оборота — указываете день, в который был подписан акт выполненных работ или накладная на отпуск товара. На выписку счета-фактуры дается 15 рабочих дней с момента подписания документа о совершении оборота.

Раздел B. Реквизиты поставщика

В этом разделе достаточно указать ваш ИИН — после этого остальные ваши данные подтягиваются автоматически. Остается заполнить поля только в самом низу окна:

• КБе (код бенефициара) — для ИП пишем 19;
• ИИК (расчетный счет) — банковский счет, на который должны будут поступить деньги. БИК и наименование банка появляются автоматически после указания ИИК.

Раздел С. Реквизиты получателя

Здесь указываете только БИН или ИИН лица, которому вы выставляете счет-фактуру и категорию получателя в самом конце окна. Остальные данные также появятся автоматически.

В зависимости от выбранной категории появятся дополнительные поля в боковой панели слева, которые необходимо обязательно заполнить. Обычно это ИИК (счет получателя), назначение платежа (за что вам должны уплатить деньги) и т.д.

Раздел D. Реквизиты грузоотправителя и грузополучателя

Грузоотправитель — это вы. Указываете свой ИИН.

Для грузополучателя указываются БИН или ИИН того, кто получает товар, услугу или работу. Остальные данные заполнятся автоматически.

Грузополучатель может отличаться от получателя из раздела С. Например, компания заказала оборудование в один из своих филиалов. Получатель счета-фактуры (указывается в разделе С) — компания, грузополучатель — филиал.

Раздел Е. Договор (контракт)

Речь идет о договоре (контракте) на поставку товаров, работ, услуг. Если вы его не заключали, то выбирайте вариант «Без договора».

Если заключали — указываете номер договора, дату его подписания и условия поставки по договору.

Раздел F. Реквизиты документов, подтверждающих поставку товаров, работ, услуг

Это акт выполненных работ или накладная на отпуск товара — нужны номер документа и дата его подписания.

Раздел G. Данные по товарам, работам, услугам

Это таблица. Сначала выбираете код — цифру в столбце «Признак происхождения товара, работ, услуг».

Что означает каждая цифра:

1. Импортированный/ввезенный товар из ЕАЭС из перечня.
2. Импортированный/ввезенный товар из ЕАЭС, которого нет в перечне.
3. Товар произведен в РК и есть в перечне.
4. Товар произведен в РК и его нет в перечне.
5. Прочие товары (если не знаете происхождения товара).
6. Услуги.

В следующих столбцах пишете наименование услуги или товара и единицу измерения. Для удобства можно выбрать необходимую вам единицу измерения из выпадающего списка. Например, единица измерения работы — работа, услуги — одна услуга. Все зависит от того, что написано в графе «Наименование». Остальные столбцы заполняете соответственно их названию (стоимость товара или работы и т.д.).

Если видов товара или услуг несколько, в правом верхнем углу таблицы (в последнем столбце) можно нажать на «+», и добавить необходимое количество новых строк. Они заполняются по аналогичной схеме.

Основные разделы заполнены — на этом этапе можно нажать «Отправить» в правом нижнем углу.

Подробнее с каждым разделом можно ознакомиться в этом файле.

Полезно знать

Если счет-фактура выставляется нерезиденту РК (например, ИП сотрудничает с иностранной компанией), то суммы в ЭСФ указываются в иностранной валюте согласно договору. Во всех других случаях расчет осуществляется только в тенге.

Когда вы работаете с определенным получателем регулярно, то достаточно заполнить и отправить счет-фактуру один раз. Затем в боковом меню выбрать «Электронные счета-фактуры» — откроется история отправленных вами ЭСФ. Запустив поиск по дате отправления, найдите счет-фактуру для определенного отправителя, нажмите на него и создайте копию. Автоматически создается шаблон с уже заполненными данными. Достаточно отредактировать только нужные поля.

Если вы обнаружили ошибку уже после отправления ЭСФ — это не страшно. Можно выбрать его в истории отправленных счетов-фактуры и нажать «Выписать исправленный счет-фактуру». Заполняете форму корректными данными и высылаете его дополнительно.

Процесс создания электронного счета-фактуры включает несколько шагов: регистрацию, заполнение обязательных полей и отправку ЭСФ. Система предоставляет автоматическое заполнение данных, что ускоряет процесс. В случае ошибок можно внести исправления, создав дополнительный документ.