Как компаниям подписывать документы удаленно
Для этого не нужно ездить в банк — достаточно иметь ЭЦП и доступ к интернету
Электронный документооборот помогает бизнесу упростить работу с документами и сократить время их обработки. Если раньше для обмена документами нужно было распечатать, подписать, отсканировать и отправить, то сегодня можно подписать документ онлайн с помощью одноразового пароля (OTP), биометрии или электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Рассказываем о том, как компании могут использовать ЭЦП для получения кредита и почему это безопасно.
Как работает ЭЦП для бизнеса
Электронно-цифровая подпись нужна для подписания электронных документов. Она заменяет рукописную подпись и печать и имеет такую же юридическую силу. Данные, подписанные ЭЦП, нельзя изменить — подпись фиксирует документы в том виде, в каком они были в момент подписания.
ИП пользуются ею как физлица, а для ТОО нужно выпустить ЭЦП на работника юридического лица. С ее помощью ведут электронный документооборот в компании, получают государственные услуги, участвуют в тендерах, сдают отчетность, подписывают финансовые документы, договоры и др.
Корпоративная ЭЦП выпускается сотрудникам компании в соответствии с их должностями и полномочиями:
- первый руководитель;
- сотрудник с правом подписи;
- сотрудник с правом подписи финансовых документов;
- сотрудник отдела кадров;
- сотрудник организации;
- участник ИС «Казначейство — Клиент».
Первый руководитель подписывает все документы без ограничений, сотрудник с правом подписи финансовых документов может подписывать отчетность, а сотрудник организации — договоры, заявления и служебки, связанные с его деятельностью.
Корпоративная ЭЦП выпускается бесплатно, заявку можно подать на сайте Национального удостоверяющего центра РК.
Как защищена электронная подпись
ЭЦП содержит данные о владельце подписи, которые шифруются средствами криптозащиты информации. Поэтому при выпуске ЭЦП вы получаете два ключа — закрытый и открытый.
- Закрытый ключ содержит механизм шифрования данных и создает электронно-цифровую подпись. Такой ключ защищается паролем, и доступ к нему имеет только владелец ЭЦП.
- Открытый ключ содержит информацию о владельце подписи, он расшифровывает документ и проверяет подлинность ЭЦП. Дубликат такого ключа хранится в удостоверяющем центре.
Подпись нельзя подделать с помощью обычного копирования, но нужно соблюдать базовые меры предосторожности: не передавать никому ключи, не пересылать, хранить в надежном месте, задавать сложный пароль при выпуске ЭЦП. Если доступ к вашим ЭЦП получили посторонние, то нужно отозвать старые ключи и выпустить новые. Это тоже можно сделать удаленно через портал НУЦ РК.
Как подписывать банковские документы онлайн
Электронный документооборот — это процесс обмена электронными документами между сотрудниками, контрагентами, банками и государственными органами. Документы можно создавать, подписывать и хранить в онлайн-сервисах. Это не только экономит время, но и позволяет работать из любой точки мира, главное — иметь доступ к интернету.
Для упрощения процесса обмена документами Jusan работает с сервисом Documentolog. С его помощью клиенты могут бесплатно подавать заявления и обновлять данные по расчетно-кассовым, депозитным и кредитным операциям.
На сервисе можно подписывать кредитные сделки — заявки на рассмотрение кредита, кредитный договор, соглашение о реструктуризации задолженности, др. Есть опция многостороннего подписания, когда в кредитной сделке участвуют несколько сторон, например, залогодатель или гарант — документ могут подписать все. Процессы по программам господдержки от фонда «Даму» тоже можно проводить удаленно через Documentolog.
Как работает сервис
Для оформления кредитной сделки нужно обратиться к кредитному менеджеру, чтобы узнать условия и пакет требуемых документов и получить формы документов — анкеты, заявления в электронном виде. В дальнейшем приходить в отделение банка нет нужды — все будет оформлено онлайн, достаточно лишь иметь компьютер и ЭЦП компании.
Для этого нужно самостоятельно зарегистрироваться на портале Documentolog, подписать оферту с сервисом и приступить к подаче заявления на кредит — заполнить анкету и заявление, приложить пакет документов, подписать ЭЦП и выбрать филиал банка, который будет рассматривать заявление. Если все документы предоставлены правильно, то нужно будет дождаться решения банка, а если нет — исправить замечания и отправить все повторно. Менеджеры банка могут проконсультировать на каждом этапе подачи заявления.
Как защищены документы на сервисе
Банк не может просто отдать клиентскую информацию кому-то на хранение — таковы требования по информационной безопасности Нацбанка. Вся клиентская информация, передаваемая на внешнее хранение, должна быть зашифрована, а закрытый ключ, который расшифровывает документ, должен находиться на стороне банка.
Jusan совместно с Documentolog разработал отдельный проект, который соблюдает эти требования: документ в момент подписания шифруется ключом, хранящимся на сервере банка. Это значит, что сотрудники сервиса Documentolog не могут открыть, прочитать или скачать документ, хранящийся на сервисе.
Удаленное подписание документов упрощает бизнес-процессы, экономит время и «сокращает» расстояния: нет необходимости ездить в отделение банка, отправлять курьера с пакетом документов или дожидаться, пока первый руководитель вернется из командировки. А самое главное — не нужно беспокоиться за безопасность: электронные документы будут храниться в зашифрованном виде, а банковская тайна и персональные данные клиентов останутся конфиденциальными.