Как компаниям подписывать документы удаленно

Для этого не нужно ездить в банк — достаточно иметь ЭЦП и доступ к интернету

Ирина Дубчак

Ирина Дубчак

редактор

Акбота Хасенова

Акбота Хасенова

автор

Илья Козлов

Илья Козлов

Chief Product Owner Jusan

Как компаниям подписывать документы удаленно

Содержание статьи

Электронный документооборот помогает бизнесу упростить работу с документами и сократить время их обработки. Если раньше для обмена документами нужно было распечатать, подписать, отсканировать и отправить, то сегодня можно подписать документ онлайн с помощью одноразового пароля (OTP), биометрии или электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Рассказываем о том, как компании могут использовать ЭЦП для получения кредита и почему это безопасно.

Как работает ЭЦП для бизнеса

Электронно-цифровая подпись нужна для подписания электронных документов. Она заменяет рукописную подпись и печать и имеет такую же юридическую силу. Данные, подписанные ЭЦП, нельзя изменить — подпись фиксирует документы в том виде, в каком они были в момент подписания.

ИП пользуются ею как физлица, а для ТОО нужно выпустить ЭЦП на работника юридического лица. С ее помощью ведут электронный документооборот в компании, получают государственные услуги, участвуют в тендерах, сдают отчетность, подписывают финансовые документы, договоры и др.

Корпоративная ЭЦП выпускается сотрудникам компании в соответствии с их должностями и полномочиями:

  • первый руководитель;
  • сотрудник с правом подписи;
  • сотрудник с правом подписи финансовых документов;
  • сотрудник отдела кадров;
  • сотрудник организации;
  • участник ИС «Казначейство — Клиент».

Первый руководитель подписывает все документы без ограничений, сотрудник с правом подписи финансовых документов может подписывать отчетность, а сотрудник организации — договоры, заявления и служебки, связанные с его деятельностью.

Корпоративная ЭЦП выпускается бесплатно, заявку можно подать на сайте Национального удостоверяющего центра РК.

Как защищена электронная подпись

ЭЦП содержит данные о владельце подписи, которые шифруются средствами криптозащиты информации. Поэтому при выпуске ЭЦП вы получаете два ключа — закрытый и открытый.

  • Закрытый ключ содержит механизм шифрования данных и создает электронно-цифровую подпись. Такой ключ защищается паролем, и доступ к нему имеет только владелец ЭЦП.
  • Открытый ключ содержит информацию о владельце подписи, он расшифровывает документ и проверяет подлинность ЭЦП. Дубликат такого ключа хранится в удостоверяющем центре.

Подпись нельзя подделать с помощью обычного копирования, но нужно соблюдать базовые меры предосторожности: не передавать никому ключи, не пересылать, хранить в надежном месте, задавать сложный пароль при выпуске ЭЦП. Если доступ к вашим ЭЦП получили посторонние, то нужно отозвать старые ключи и выпустить новые. Это тоже можно сделать удаленно через портал НУЦ РК.

Как подписывать банковские документы онлайн

Электронный документооборот — это процесс обмена электронными документами между сотрудниками, контрагентами, банками и государственными органами. Документы можно создавать, подписывать и хранить в онлайн-сервисах. Это не только экономит время, но и позволяет работать из любой точки мира, главное — иметь доступ к интернету.

Для упрощения процесса обмена документами Jusan работает с сервисом Documentolog. С его помощью клиенты могут бесплатно подавать заявления и обновлять данные по расчетно-кассовым, депозитным и кредитным операциям.

На сервисе можно подписывать кредитные сделки — заявки на рассмотрение кредита, кредитный договор, соглашение о реструктуризации задолженности, др. Есть опция многостороннего подписания, когда в кредитной сделке участвуют несколько сторон, например, залогодатель или гарант — документ могут подписать все. Процессы по программам господдержки от фонда «Даму» тоже можно проводить удаленно через Documentolog.

Как работает сервис

Для оформления кредитной сделки нужно обратиться к кредитному менеджеру, чтобы узнать условия и пакет требуемых документов и получить формы документов — анкеты, заявления в электронном виде. В дальнейшем приходить в отделение банка нет нужды — все будет оформлено онлайн, достаточно лишь иметь компьютер и ЭЦП компании.

Для этого нужно самостоятельно зарегистрироваться на портале Documentolog, подписать оферту с сервисом и приступить к подаче заявления на кредит — заполнить анкету и заявление, приложить пакет документов, подписать ЭЦП и выбрать филиал банка, который будет рассматривать заявление. Если все документы предоставлены правильно, то нужно будет дождаться решения банка, а если нет — исправить замечания и отправить все повторно. Менеджеры банка могут проконсультировать на каждом этапе подачи заявления.

Как защищены документы на сервисе

Банк не может просто отдать клиентскую информацию кому-то на хранение — таковы требования по информационной безопасности Нацбанка. Вся клиентская информация, передаваемая на внешнее хранение, должна быть зашифрована, а закрытый ключ, который расшифровывает документ, должен находиться на стороне банка.

Jusan совместно с Documentolog разработал отдельный проект, который соблюдает эти требования: документ в момент подписания шифруется ключом, хранящимся на сервере банка. Это значит, что сотрудники сервиса Documentolog не могут открыть, прочитать или скачать документ, хранящийся на сервисе.


Удаленное подписание документов упрощает бизнес-процессы, экономит время и «сокращает» расстояния: нет необходимости ездить в отделение банка, отправлять курьера с пакетом документов или дожидаться, пока первый руководитель вернется из командировки. А самое главное — не нужно беспокоиться за безопасность: электронные документы будут храниться в зашифрованном виде, а банковская тайна и персональные данные клиентов останутся конфиденциальными.