Как отправить сотрудника в командировку
Работодатель должен оформить документы и оплатить сотруднику расходы на транспорт, проживание и еду
При отправке сотрудника в командировку важно знать, какие документы понадобятся для поездки, как оплатить командировочные и что должен предоставить сотрудник по возвращении.
Что такое командировка
Командировка — это служебная поездка сотрудника по поручению работодателя на определенный срок. Если работа в целом связана с разъездами, как у водителя или проводника, то это не считается командировкой.
Во время командировки начисляется зарплата, фиксируется пенсионный стаж и учитываются выходные сотрудника. Поэтому в поездку можно отправить только штатного сотрудника — в рабочих целях, на обучение, повышение квалификации или переподготовку.
Какие документы нужно оформить перед командировкой
Приказ о командировке. В нем указываются полное имя сотрудника, его должность, сроки и цель командировки. Работник должен подписать приказ до поездки.
Письменное согласие сотрудника. Некоторые сотрудники по закону вправе отказаться от поездки, поэтому они должны подписать согласие. К ним относятся:
- несовершеннолетние работники,
- беременные женщины,
- работники с инвалидностью,
- родители детей до трех лет,
- те, кто ухаживают за больными членами семьи,
- родители детей с инвалидностью.
Табель учета рабочего времени. Командировочные дни, включая время в пути, отмечаются в табеле буквой «К».
Сколько может длиться командировка
Сроки командировки по закону не ограничены, но должны быть прописаны в приказе. Их устанавливает сам работодатель, исходя из цели поездки. Командировка начинается в дату выезда сотрудника и заканчивается в день возвращения. Время в пути входит в этот срок, поэтому за него тоже должны выплачиваться суточные.
Что должен оплатить работодатель
Работодатель берет на себя расходы на командировку. Суммы можно рассчитать самостоятельно, опираясь на цены на билеты, аренду жилья и питание.
Суточные. Денежная компенсация за питание, поездки по городу, комиссию банкоматов и прочие расходы во все дни командировки, включая время в пути и выходные дни. Суточные не являются зарплатой и оплачиваются отдельно.
Проезд. Билеты в обе стороны на транспорт — самолет, поезд или автобус.
Проживание. Съем номера в гостинице, квартиры, дома.
Иные расходы, необходимые для поездки. Виза, загранпаспорт, медицинская страховка компенсируются, если были оформлены с ведома работодателя.
Суточные выдаются сотруднику авансом, а оплату проезда и проживания работодатель либо производит сам, либо перечисляет сотруднику.
Все эти затраты не облагаются налогами, так как являются компенсацией расходов сотрудника. Эти расходы нужно отразить в декларации по ИПН или КПН в разделе «Вычеты». Для того чтобы произвести налоговый вычет, нужно иметь все подтверждающие документы, касающиеся проживания и проезда. Для ИП на упрощенке налоговые вычеты не предусмотрены.
А вот суточные подтверждать не нужно, и они не ограничены по сумме и срокам. Но есть лимиты, при превышении которых придется уплачивать налоги и отчисления с зарплаты сотрудника — это будет считаться его доходом. Для командировок внутри страны это 6 МРП, или 22 152 тенге, в сутки в течение 40 календарных дней, для зарубежных командировок — 8 МРП, или 29 536 тенге, в течение 40 календарных дней.
Что должен предоставить сотрудник после командировки
Если руководству это нужно, то после возвращения сотрудник готовит отчет о командировке, где описывает результаты работы во время поездки.
Сотрудник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет о затратах на проезд и проживание. К нему нужно приложить документы для обоснования затрат: электронные билеты, посадочные талоны, счет-фактуру из гостиницы или договор аренды квартиры, а также все фискальные чеки об оплате.
За суточные нужно отчитываться, только если они превышают установленные лимиты.
Если сотрудник потратил не всю выданную ему сумму, то остаток должен вернуть компании. А если он превысил ее, то компания может возместить расходы только при наличии подтверждающих документов.
Если сотрудник вовремя не вернул остаток или не предоставил подтверждающие документы, то в зависимости от договоренности с работодателем сумму расходов можно либо направить на зарплатные налоги, либо удержать с зарплаты.
Оформление командировки выгодно работодателю как финансово, так и с точки зрения безопасности сотрудника. Командировочные расходы можно отнести на вычет и сэкономить на налогах. А поскольку командировка является рабочей поездкой, то, если с сотрудником произойдет несчастный случай, страховая компания сможет возместить ущерб здоровью.