Компания құжаттарына қашықтан қол қою
Банкке барудың қажеті жоқ — ЭЦҚ мен интернет болғаны жетеді
Илья Козлов
Chief Product Owner Jusan
Мақаланың мазмұны
Электронды құжат айналымы компанияның құжаттармен жасалатын жұмысын жеңілдетіп, оларды қарастыру уақытын қысқартады. Бұрын құжат алмасу үшін оны алдымен басып шығарып, қол қойғаннан кейін сканерлеп жіберу керек еді, ал қазір құжатқа бір рет қолданылатын құпиясөз (OTP), биометрия және электронды-цифрлы қолтаңба (ЭЦҚ) көмегімен онлайн қол қоюға болады. ЭЦҚ-ны кредит алу үшін қалай қолдануға болатынын және қауіпсіздік тұрғысынан ол неліктен сенімді екенін осы мақалада айтып береміз.
Бизнеске арналған ЭЦҚ сипаты
Электронды-цифрлы қолтаңба электронды құжаттарға қол қою үшін қажет. Ол кәдімгі қолтаңба мен мөр орнына қолданылады да, заң тұрғысынан оларға тең болады. ЭЦҚ-мен қол қойылған деректерді өзгерту мүмкін емес: қолтаңба оларды қол қою кезіндегі күйінде сақтап қояды.
Жеке кәсіпкерлер оны жеке тұлға ретінде қолданатын болса, ЖШС-лар заңды тұлға қызметкерлерііне ЭЦҚ жасайтын болады. Оның көмегімен компанияның электронды құжат айналымын реттеуге, мемлекеттік қызметтер алуға, тендерлерге қатысуға, есеп беруге, қаржы құжаттары мен келісімшарттарға қол қоюға, т.б. болады.
Корпоративті ЭЦҚ компания қызметкерлеріне олардың лауазымдары мен өкілеттіктеріне байланысты жасалады, ол мыналар:
- бірінші басшы;
- қол қою құқығы бар қызметкер;
- қаржы құжаттарына қол қою құқығы бар қызметкер;
- кадр бөлімі қызметкері;
- ұйым қызметкері;
- «Қазынашылық-клиент» АЖ қатысушысы.
Бірінші басшы барлық құжаттарға қол қоя алатын болса, қаржы құжаттарына қол қою құқығы бар қызметкер қаржы есептеріне қол қоя алады, ал ұйым қызметкері тек өз қызметіне байланысты келісімшарттарға, өтініштерге, қызмет бабындағы хаттарға қол қоя алады.
Корпоративті ЭЦҚ тегін жасалады, ол үшін ҚР Ұлттық куәландырушы орталығында өтініш беру керек.
Электронды қолтаңбаны қорғау құралдары
ЭЦҚ қолтаңба иесі туралы деректерді сақтайды, ол деректер ақпаратты криптография арқылы қорғау құралдары көмегімен шифрланады. Сол себепті ЭЦҚ дайын болғанда кезде сізге ашық кілт пен жабық кілт деген екі кілт беріледі.
- Жабық кілтте деректерді шифрлау механизмі болады, ол электронды-цифрлы қолтаңба жасайтын кілт. Ондай кілт құпиясөз арқылы қорғалады да, оны тек ЭЦҚ иесі аша алатын болады.
- Ашық кілтте қолтаңба иесі туралы ақпарат сақталады, бұл кілт құжаттың шифрін шешеді де, ЭЦҚ шынайы екенін тексереді. Ондай кілттің көшірмесі куәландыру орталығында сақталады.
Қолтаңбаның көшірмесін жасау арқылы жалған қолтаңба жасау мүмкін болмағанына қарамастан, кілттерді ешкімге тапсырмай, жібермей, сенімді жерде сақтап, ЭЦҚ шығарғанда күрделі құпиясөз орнатып, негізгі қауіпсіздік шараларын сақтау керек. Егер сіздің қолтаңбаңыз басқа біреулердің қолына түссе, онда ескі кілттің күшін жойып, жаңа кілт шығару керек. Оны да қашықтан ҚР ҰКО порталы арқылы жасауға болады.
Банк құжаттарына онлайн қол қою
Электронды құжат айналымы — бұл қызметкерлермен, контрагенттермен, банктермен және мемлекеттік органдармен құжат алмасу процесі. Интернетте жаңа құжат жасау, оған қол қою және сақтау мүмкіндігі бар онлайн қызметтер бар. Ондай қызметтер уақыт үнемдеп кана қоймай, әлемнің кез келген жерінен интернет арқылы жұмыс істеуге жағдай жасайды.
Құжат алмасу процесін жеңілдету үшін Jusan банкі Documentolog қызметімен бірігіп жұмыс істейді. Оның көмегімен клиенттер өтініштерін тегін беріп, есептеу-касса операцияларына, депозит операцияларына, кредит операцияларына байланысты деректерін тегін жаңарта алады.
Бұл қызмет арқылы түрлі кредит мәмілелеріне, яғни кредит қарастыру жөніндегі өтінімдерге, кредит шартына, берешекті қайта құрылымдау туралы келісімдерге, т.б. құжаттарға қол қоюға болады. Құжатқа тіпті бірнеше адам қол қоя алады, яғни кредит мәмілесіне кепіл беруші немесе кепілгер сияқтылар қатысса, құжатқа барлығы бірдей қол қоя алады. «Даму» қорының мемлекеттік қолдау көрсету бағдарламаларына қатысты процестерді де қашықтан Documentolog арқылы орындауға болады.
Documentolog қызметімен жұмыс істеу тәртібі
Кредит мәмілесін рәсімдеу үшін кредит менеджерімен кездесіп, кредит алу шарттары мен қажетті құжат тізімін анықтап, электронды сауалнама нысанын және өтініш нысанын алу керек. Содан кейін банк бөлімшесіне қайта бара бермейсіз — сізде компьютер мен ЭЦҚ болса, барлығы онлайн рәсімделеді.
Ол үшін Documentolog порталында тіркеліп, офертаға қол қойып, кредит алуға өтініш беру керек, яғни сауалнама мен өтініш толтыру, құжат пакетін тіркеу, оның барлығына ЭЦҚ-мен қол қою және өтінішті қарастыратын банк филиалын таңдау қажет. Егер құжаттардың барлығы дұрыс болса, онда тек банк шешімін күту керек, ал егер қате табылса, онда барлығын түзетіп, қайта жіберу керек. Банк менеджерлері өтініш беру процесінің әр қадамында көмектесіп, кеңес бере алады.
Documentolog қызметіне жүктелген құжаттарды қорғау шаралары
Ұлттық банктің ақпарат қауіпсіздігі жөніндегі талаптарына байланысты банк клиенттердің деректерін кез келген біреуге сақтауға бере алмайды. Сыртқа сақтауға тапсырылған клиент деректері шифрлануға тиіс, ал ол құжаттардың шифрларын шешетін жабық кілт банкте сақталуға тиіс.
Jusan мен Documentolog бұл талаптарды бұзбау үшін бөлек жоба әзірледі, оның көмегімен құжат қол қою кезінде банк серверінде сақталатын кілтпен шифрланады. Яғни, Documentolog қызметінің жұмыскерлері жүктелген құжаттарды аша да алмайды, оқи да алмайды, тіпті өздеріне жүктей де алмайды.
Құжаттарға қашықтан қол қою арқылы бизнес-процестерді жеңілдетіп, уақыт үнемдеп, алыс жолды «қысқартуға» болады: мұнда банк бөлімшесіне бару, құжат пакетін курьерге тапсырып жіберу немесе бірінші басшының іссапардан қайтып келуін күту қажетсіз. Ал ең бастысы, мұнда қауіпсіздік жағынан уайымдамауға болады: электронды құжаттар шифрланған түрде сақталады да, банк құпиясы мен клиенттердің деректері жасырын қалатын болады.