Как сократить штат

Сокращение персонала требует точного соблюдения трудовых норм, нарушения могут обернуться для работодателя штрафами и судебными спорами. Расскажем, как правильно сократить сотрудников и какие риски нужно учитывать.

Причины для сокращения

Чем отличается увольнение от сокращения? В Трудовом кодексе РК увольнение по сокращению — это отдельное основание прекращения трудового договора по инициативе работодателя. В отличие от увольнения «по соглашению сторон» или «по собственному желанию», сокращение требует соблюдения строгой процедуры — обязательно нужно уведомить сотрудника и центр занятости, выплатить компенсации, также есть ограничения — не всех можно сократить.

По закону работодатель не обязан объяснять причины сокращения — он может принять решение в рамках свободы предпринимательской деятельности. Однако на практике лучше подготовить экономическое или организационное обоснование. Это пригодится, если уволенный сотрудник решит оспаривать решение в суде.

Чаще всего сокращение происходит при снижении объема работ, внедрении новых технологий, реорганизации структуры, оптимизации затрат или других процессов, которые позволяют обойтись меньшим количеством сотрудников — даже если объемы остаются прежними или растут.

Виды сокращений

В законе нет четкого деления на виды сокращений, но на практике различают два варианта:

• сокращение штата — когда полностью убирается конкретная должность, например, компания решает, что ей больше не нужен PR-менеджер
• сокращение численности — когда уменьшают количество сотрудников на одной и той же должности, например, было три бухгалтера, стало два

Оба варианта допустимы, главное — правильно оформить документы и соблюсти процедуру.

Порядок увольнения по сокращению

Уведомление о сокращении

Нужно издать акт о сокращении и за месяц уведомить сотрудника о решении. Можно отправить уведомление и раньше, если это предусмотрено трудовым или коллективным договором.

Уведомление центра занятости

Процедура сокращения требует уведомить центр занятости населения через Биржу труда за месяц, указав список сокращаемых работников и должностей, уровень их квалификации и зарплаты, даты, когда планируется увольнение.

Приказ

Издается приказ о расторжении трудового договора по инициативе работодателя с указанием основания — сокращение численности или штата работников.

Выдача документов

В день увольнения сотруднику выдается документ о трудовой деятельности, вносится запись о сокращении — дата, основание и номер приказа. С 2019 года сведения о работе можно посмотреть на egov.kz в личном кабинете в разделе «Трудовая деятельность».

По запросу сотрудника выдается справка о зарплате и стаже, а также характеристика или рекомендация.

Расчетный лист

В течение трех дней после сокращения нужно выплатить сотруднику заработную плату за последний месяц и другие компенсации:

• зарплата за отработанные дни, включая переработки, ночные, праздничные и выходные дни
• компенсация за неиспользованный отпуск
• компенсация за потерю работы — в размере одной средней месячной зарплаты. Если увольнение связано не только с сокращением, но и с ухудшением экономического состояния работодателя из-за снижения объема производства, работ или услуг, то размер компенсации увеличивается — работнику выплачивается двухмесячная компенсация
• дополнительные выплаты, если они прописаны во внутренних документах компании

Инвентаризация

В зависимости от ситуации нужно:

• проверить наличие материальных обязательств у работника — долги, невозвращенное имущество, обучение за счет работодателя
• отозвать доверенности, если работник представлял интересы компании
• организовать прием-передачу имущества, документов, печатей, электронных ключей и т.д.

После всех этапов работодателю нужно внести изменения в штатное расписание, исключив сокращенные должности, бухгалтеру нужно закрыть табель учета рабочего времени по дате увольнения, а также написать заявление в банк, чтобы убрать сотрудника из зарплатного проекта, а затем закрыть его личное дело и сдать в архив компании.

Кого нельзя сократить

Есть категории работников, которых нельзя уволить по сокращению:

• беременные женщины и матери с детьми до 3 лет, одинокие матери с детьми до 14 лет или детьми-инвалидами до 18 лет — здесь нужно выбрать другое основание, например, соглашение сторон
• работники за 2 года до пенсии — только с согласия специальной комиссии
• профсоюзные активисты — без согласия профсоюзного органа
• работники на больничном или в отпуске — уведомление и увольнение только после их выхода

Риски работодателя

Уволенные сотрудники могут оспорить сокращение в суде, даже если все кажется правильно оформленным. Сокращение может быть признанным фиктивным, если:

• на место уволенного быстро взяли нового человека
• его функции отдали на аутсорс другой компании
• после увольнения заключили с бывшим сотрудником договор ГПХ на ту же работу
• сохранили должность под другим названием

Все это повышает риск проигрыша в суде и восстановления сотрудника на работе. Чтобы снизить риски, можно иметь в виду следующее:

• не нанимать новых сотрудников на сокращенную должность в течение срока давности по трудовым спорам — работник может обратиться в суд в течение трех месяцев со дня, когда узнал о нарушении, но не позднее года со дня увольнения
• при повторном создании аналогичных должностей тщательно документировать причины
• обязательно соблюдать процедуру, оформлять все письменно

Сокращение — это не просто приказ, а четкий юридический процесс. Работодателю нужно за месяц уведомить сотрудника и центр занятости, выплатить компенсацию, не нанимать новых людей на сокращенную должность в течение трех месяцев. Нарушение этих шагов — это риск суда и восстановления сотрудника на работе. Чтобы избежать проблем, важно фиксировать все действия письменно и заранее готовить обоснование сокращения.