Өзара есеп айырысу операцияларын салыстыру актісін құру
Құжат жасағанда назар аударатын жайттар
Бизнес үшін өзара есеп айырысу — әдеттегі жағдай. Тараптар төлемдердегі сәйкессіздіктерді анықтау, қарыздардың жоқтығына көз жеткізу және қарсылықтарды жоюға өзара есеп айырысулар салыстыру актісін пайдаланады.
Өзара есеп айырысу операцияларын салыстыру актісі дегеніміз не
Өзара есеп айырысу операцияларын салыстыру актісі — контрагенттер, мысалы, жеткізуші мен сатып алушы бір-бірімен жасайтын құжат. Ол қаржы қатынастарының күйін, яғни тараптардың бірінің қарызы немесе артық төлемі бар-жоғын тексеруге мүмкіндік береді.
Заң бойынша оны жасау міндетті емес. Бұл құжат орындалған жұмыстар актісі сияқты бастапқы құжаттарға жатпайды. Бірақ салыстыру актісі төлем деректерінде қайшылықтардың бар-жоғын түсіну үшін кәсіпкерлердің өздеріне қажет.
Салыстыру жиілігін контрагенттер өздері шешеді — мысалы, актіні айына, тоқсанына, жылына бір рет немесе қарсылық туындаған кезде жасауға болады. ЖШС контрагенттермен өзара есеп айырысуын жылына кемінде бір рет — жылдық қаржы есебінің алдында жүргізуге тиіс. Жеке кәсіпкерлер мұны өз еркімен жасайды.
Салыстыру актiсiне қол қою мiндетi мен мерзімін контрагенттермен жасалатын келісімшартқа енгізуге болады. Егер шартта мұндай тармақ болмаса және контрагент актіге қол қоюдан бас тартса, онда кәсіпкер оны мәжбүрлей алмайды. Әдетте, адал контрагенттер қарыздарды өздері реттегісі келеді.
Актіні кім жасап, оған қол қоя алады
Салыстыру актісін кәсіпорынның кез келген қызметкері — менеджері немесе бухгалтері жасай алады, бірақ оған тек басшы ғана қол қоя алады. Әдетте, контрагенттері көп және есептерді үнемі салыстырып отыратын ірі компанияларда басшылар немесе қаржы директорлары салыстыру есептеріне қол қоюға көп уақыт жұмсайды. Уақытты босқа жұмсамас үшін бухгалтерлердің біріне тиісті өкілеттілігі бар сенімхат беріледі. Жеке кәсіпкер салыстыру актісін өзі жасай алады.
Салыстыру актісін дұрыс жасау
Салыстыру есебінің бірыңғай бекітілген формасы жоқ. Сондықтан ЖК мен ЖШС оны өз бетінше жасай алады. Акт жасаудың бірнеше жолы бар. Бухгалтерлер, әдетте, «1С» сияқты бухгалтерлерге арналған бағдарламаларды пайдаланады. Сондай-ақ, құжатты Microsoft Excel, Google кестесінде немесе салыстыру актін толтыру қызметі бар онлайн-сервистерде қолмен де құрастыруға болады.
Қолдан жасау
Актіде жазылатын бөлімдер:
- құжаттың атауы — Өзара есеп айырысу операцияларын салыстыру актісі;
- егер салыстыру келісімшарт негізінде жасалса – келісімшарттың өзі;
- дайындалған күні;
- салыстыру кезеңі;
- контрагенттер атауы — ұйымдардың атаулары немесе кәсіпкердің толық аты-жөні.
Ары қарай екіге бөлінген кесте орналасады. Әдетте онда келесі тармақтар жазылады:
- төлем операцияларының күні, нөмірі және атауы;
- мәміледегі екі тараптың деректемелері;
- дебет пен кредит сомалары — кестенің бір бөлігі екіншісін қайталайды. Біреуі дебет ретінде көрсетілсе, екіншісі кредит ретінде көрсетіледі;
- кезеңдегі айналым — барлық дебет пен кредит сомасы;
- бастапқы сальдо — кезең басындағы қарыз немесе артық төлем;
- ақырғы сальдо — кезең аяғындағы қарыз немесе артық төлем.
Кестеден кейін екі тараптың қарыздарының бар-жоғы, және кім кімге қарыз екені жазылады. Содан кейін актіге қол қойылады, күні жазылады және компанияда мөр бар болса, мөр басылады. Актіде компания басшысының қолы жеткілікті, бірақ егер оған қызметкер сенімхат негізінде қол қойса, онда сенімхаттың нөмірі мен берілген күнін көрсету керек.
Салыстыру жасағысы келген тарап өз бөлігін толтырғаннан кейін, актіні екі дана етіп басып шығарады және оларды контрагентке толтыру үшін береді. Егер компания сәйкессіздіктердің жоқтығына сенімді болса, онда ол кестенің екі бөлігін — өзі үшін де, контрагент үшін де бірден толтыра алады. Содан кейін контрагент оны тексереді де, сомалармен келіссе, актіге қол қояды. Төлем сомалары актінің екі жағында бірдей жазылады: бір компанияда дебет ретінде, екіншісінде кредит ретінде болады. Осымен салыстыру аяқталады.
«1С» программасы
«1С: Бухгалтерлік есеп» сервисінде салыстыру актісі «Продажи» («Cату») немесе «Покупки» («Сатып алу») → «Расчеты с контрагентами» («Контрагенттермен есеп айырысу») → «Акт сверки расчетов» («Есеп айырысу операцияларын салыстыру актісі») бөлімінде орналасқан. Форманы ашқаннан кейін құжаттың күні автоматты түрде енгізіледі, оны өзгерту үшін орнатылған күнтізбені пайдалану керек.
- «Выбрать» → «Показать все» («Таңдау» → «Барлығын көрсету») батырмасын пайдаланып қажетті контрагентті таңдаңыз.
- Салыстыру актісінің кезеңін көрсету.
- «Заполнить» («Толтыру») батырмасын басып → «По нашей организации и контрагенту» («Біздің ұйым және контрагент бойынша») нұсқасын таңдау. Программа автоматты түрде берілген контрагентке байланысты дерекқордағы барлық құжаттарды таңдайды. Екі бөлік бірден толтырылады, контрагент тек деректерді тексеретін болады.
- Салыстыру актісін басып шығару немесе электронды түрде сақтау қажет болса, онда құжатты «Провести» («Жариялау») батырмасын баспастан бұрын орналастыруымыз керек. Содан кейін «Печать» («Басып шығару») → «Акт сверки» («Салыстыру актісі») батырмасына басу керек. Басып шығару үшін оны принтерге жіберу керек, ал электронды түрде сақтау үшін ыңғайлы форматты таңдап, «Сохранить на диск» («Дискке сақтау») батырмасын басу керек.
- Актіні бекіткеннен кейін «Контрагент» өрісінің жанындағы «Сверка согласована» («Салыстыру расталған») өрісін белгілеуге болады — одан кейін құжатқа ешқандай өзгеріс енгізуге болмайды.
Онлайн-сервистер
- Учет.ЭДО — компанияларға электронды құжат айналымын жүргізу, контрагенттермен кез келген құжаттарды онлайн алмасу, алынған құжаттарды кері қайтару немесе қабылдамау мүмкіндігін беретін қызмет. Құжаттарға ЭЦҚ-мен қол қойылады және оның толық заңды күші бар болады. Компаниялар контрагенттерді шексіз қоса алады. Қызмет тегін.
- MyBuh.kz, Bigbuh.kz — онлайн режимде есепшоттарды, актілерді, жүкқұжаттарды шығаруға және бухгалтер есебін жүргізуге мүмкіндік беретін кәсіпкерлерге арналған автоматтандырылған онлайн қызметтер. Бұл қызметтер ақылы.
Даулар мен тараптардың қарсылықтары
Салыстыру барысында сәйкессіздіктер анықталса, контрагент құжатының өз нұсқасын немесе қателері белгіленген қарсылық туралы хаттама жібереді. Оған қоса ол контрагенттің тауарды қабылдағанын растайтын қол қойылған жүкқұжат немесе басқа төлем құжаттары сияқты дәлелдерді ұсынуға тиіс. Егер екінші тарап оларды мойындаса, салыстыру актісі қайтадан жасалып, оған қол қойылады. Екі тараптың деректері бірдей болуы маңызды. Егер құжатқа қол қойылса, ол тараптардың барлығымен келісетінін білдіреді.
Қол қойылған салыстыру актісі болашақта керек болып қалуы мүмкін, сондықтан да анықтама құжат ретінде сақталуы керек, және даулар немесе қарсылықтар туындаған жағдайда сотта маңызды дәлел бола алады. Оның жалғыз өзінде заңды күш жоқ, сондықтан ол бастапқы құжаттармен расталуы керек.
Егер контрагент ақша төлемесе, компания оны сотқа бере алады, оған үш жыл уақыт беріледі. Егер компания үш жылда шағым беруге үлгермесе , онда сот ақшаны қайтаруға көмектесе алмайды.
Алайда, салыстыру актісін жасағанда үш жылдық сотқа шағымдану мерзімі бұзылатын болады. Яғни, мысалы, ЖК ЖШС-мен жұмыс істеп, оған картридждерді толтыру және жөндеу қызметтерін көрсетеді дейік. ЖК 1-ші ақпанда төлем шотын жіберді, бірақ ЖШС ақша аудармады. Кәсіпкер үш жыл ішінде сотқа шағына алады, ол мерзім 2-ші ақпаннан бастап есептелетін болады. Тараптар 10-шы наурызда салыстыру актісін жасап, ЖШС қарызын мойындаса, талап қою мерзімі 10-шы наурыздан басталатын болады.
Сәйкессіздіктердің пайда болу себептері
Төлем деректерінде сальдо бойынша айырмашылықтардың бірнеше себептері болуы мүмкін:
- есептегі қателер — мысалы, құжаттар толық енгізілмесе немесе кейбір операциялар қайталанса;
- тараптар бір-біріне барлық төлем құжаттарын жібермесе: тараптардың бірі кейбір құжаттарды алмай, оны актіде көрсетпесе;
- контрагенттер бір құжатты әр түрлі кезеңмен тіркесе.
Өзара есеп айырысу операцияларын салыстыру актісі шарт негізінде жұмыс істегенде маңызды құжат болып саналады. Ол кәсіпкерді немесе компанияны болашақта туындай алатын мәселелерден қорғайды, жанжал туындау қаупін азайтады және тараптар арасындағы сенімді нығайтады.