ЖК кірістері мен шығыстарының есебін жүргізуді оңтайландыру

Кіріс пен шығысты есепке алу — бизнесті басқаруда маңызды қадам. Қаржыны сауатты ұйымдастыру кәсіпкердің жұмысын жеңілдетеді. Алайда сандар мен құжаттардың көптігі жаңадан бастағандар үшін күрделі көрінуі мүмкін. Қаржыны басқару барысын жеңілдететін пайдалы лайфхактармен осы мақалада бөлісеміз.

Қаржы есебінің маңызы

Бизнес ашқанда бастапқы капиталды анықтап, өзін-өзі өтеу мерзімін белгілеу және бюджетті тиімді жоспарлау маңызды. Кірістер мен шығыстарды тұрақты бақылау кассалық алшақтықтардың алдын алып, қаржылық қиындықтарды уақтылы шешуге көмектеседі. Сонымен қатар, қаржы есебі қажетсіз шығындарды азайтып, қаражатты тиімді басқаруға мүмкіндік береді.

Есеп жүргізу салық органдары үшін де қажет. Қаржыны дұрыс басқару салық төлемдерін жеңілдетіп, айыппұлдардың алдын алады.

Егер кәсіпкер инвестиция тартқысы немесе несие рәсімдегісі келсе, банктер мен инвесторлар тұрақты табысты растауды сұрайды. Жүйелі қаржылық есеп бизнес процестерінің ашықтығын көрсетіп, қаржыландыру мүмкіндігін арттырады.

Есеп жүргізу барысын ұйымдастыру

Кірістер мен шығыстарды санаттарға бөліңіз

Қаржыны санаттарға бөлгенде, оны тиімді басқарып, табысты бағыттарды анықтауға болады. Мұны кеңсе тауарлары дүкенінің мысалында қарастырайық.

Кірістер:

• тауар сату — қаламдар, дәптерлер, папкалар, қағаздар және басқа да кеңсе тауарлары. Бұл — бизнестің негізгі табыс көзі.
• сыйлық сертификаттарын сату
• мемлекеттік келісімшарттар — мысалы, ЖК ұйымдар немесе мектептер үшін кеңсе тауарларын жеткізуге арналған тендерлерге қатысады

Шығыстар:

• операциялық — бизнестің негізгі қызметіне байланысты тұрақты әрі міндетті төлемдер (кеңсені жалға алу, қызметкерлердің жалақысы, тауар сатып алу, салықтар)
• ауыспалы — олар жұмыс пен сатылым көлеміне байланысты өзгеруі мүмкін (коммуналдық қызметтер, тауарды жеткізу және қаптау)
• қосымша — бизнестің негізгі қызметіне тікелей қатысы жоқ, бірақ оны дамытуға пайдалы шығындар (жарнама, қызметкерлерге бонустар, дүкен интерьерін жаңарту)

Арнайы құралдардың көмегіне жүгініңіз

Excel немесе Google Sheets сияқты құралдар есеп жүргізуді жеңілдетеді. Бұл бағдарламалар кірістер мен шығыстарды жүйелеп, есептерді құруға және бизнестің негізгі көрсеткіштері бар қаржылық дашборд жасауға болады. Интернетте осы құралдарды қолдануды үйрететін пайдалы материалдар жеткілікті.

Деректерді түрлі түспен белгілеу кестедегі ақпаратты көзбен шолуды жеңілдетіп, оны жылдам әрі ыңғайлы қабылдауға мүмкіндік береді.

Кеңсе тауарлары дүкеніне арналған кесте үлгісін жасадық. Шығыстар мен кірістер санаттарын түрлі түстермен белгіледік: операциялық шығыстар үшін — қызғылт сары, ауыспалы шығыстарды сары түспен көрсеттік, ал міндетті емес шығыстар үшін қоңыр түс таңдадық.

Жеке шот ашыңыз

Бизнес үшін жеке есепшот ашқан жөн. Бұл жеке қаржымен шатастырмай, ақша қозғалысын бақылауды жеңілдетеді.

Шығыстарды бірден жазыңыз

Жеке бұлтты сақтау орнын (Google Drive, Dropbox) жасап, оған барлық чектерді, шарттар мен шоттарды бірден жүктеп отырыңыз. Осылайша құжаттар жеке файлдармен араласпайды және әрқашан қолжетімді болады.

Қағазға жазылмаған шығыстарды бірден жүктеп үлгермесеңіз, смартфондағы диктофонды пайдаланыңыз. Сатылым немесе төлемнен кейін дауыстық жазба жасаңыз. Кейінірек оларды есепке алу жүйесіне көшіруге болады. Мұндай әдіс ұмыт қалған шығыстарды болдырмауға көмектеседі.

Қаржы күнін белгілеңіз

Барлық түсімдерді, төлемдерді тексеріп, теңгерімді салыстыру үшін арнайы бір күн бөліңіз. Жұмыс ырғағыңызға сәйкес келетін күнді таңдаңыз. Егер бизнесіңіз жұмыс күндері істесе, аптаның соңында қорытынды жасаған ыңғайлы. Демалыс күндері де жұмыс істесеңіз, қаржы күнін дүйсенбіге белгілеуге болады.

Қаржы күні чектер, шарттар және төлем көшірмелеріндегі сомаларды есепке алу жүйесіне уақтылы енгізуге көмектеседі. Әйтпесе, уақыт өте келе жазбалар ретсіз жиналып қалады — компанияның нақты табысы мен қаражаттың жұмсалу бағытын түсіну қиынға соғады.

Бюджетті талдаңыз және жоспарлаңыз

Ай сайын бюджет көрсеткіштерін қорытындылап отырған пайдалы. Түскен табыс пен жұмсалған қаражатты салыстырып, ақша айналымын жақсарту тәсілдерін анықтауға болады. Мұндай талдау бизнестің табысты тұстары мен қаражаттың босқа кетіп жатқан бағыттарын түсінуге көмектеседі. Мысалы, егер дүкен апта сайын жарнамаға шығындалып, бірақ сатылым сол күйінде қалса, жарнама науқаны тиімсіз болып саналады. Демек, жарнама шығынын азайту немесе жаңа идеялар ойластыру қажет. Мұндай тексерулерсіз мәселенің себебі ұзақ уақыт бойы көзге түспеуі мүмкін.

Қаржыны бақылауда ұстау үшін шығыстарды 50-30-20 жүйесі бойынша бөліңіз:

• 50% — операциялық шығындарға (жалдау, жалақы, тауарды сатып алу)
• 30% — бизнесті дамытуға (жарнама, жаңа жабдық)
• 20% — күтпеген шығындар қорына

Бұл әдіс бизнесті жаңа бастаған кезде әсіресе пайдалы. Уақыт өте келе әр санаттың үлесін бизнес жағдайына қарай өзгертуге болады. Мысалы, бизнес тұрақты түрде пайда әкелсе, қордың бір бөлігін істің өсіміне салуға болады.

Процестерді автоматтандыру

Есепке жүргізуді автоматтандырудың бірнеше тәсілі бар — оларды кәсіпкерлік қызметтің ерекшелігіне қарай қолданған жөн. Біз негізгі әдістер туралы айтып өтеміз.

Онлайн-бухгалтерия

Бұл қаржыны басқару, жеткізушілермен есеп айырысу, салық есептілігін жүргізу және басқа да кәсіпкерлік үдерістерді автоматтандыратын арнайы сервистер. Онда бухгалтерлік құжаттарды автоматты түрде қалыптастыруға болады.

ЖК ретінде ісіңізді енді бастап, айналымыңыз аз болса, жеке қаржыға арналған қолданбаларды пайдалануға болады. Мысалы, CoinKeeper қолданбасы кірістер мен шығыстардың санаттарын реттеп, банк шоттарын қосуға мүмкіндік береді. Осылайша есеп жүргізу айтарлықтай жеңілдетіледі.

Айналымы жоғары және қызметкерлер саны көп компаниялар көбінесе 1С бағдарламасымен жұмыс істейді.

Автотөлемдер

Қазіргі уақытта салықтарды, жалақыны және басқа да тұрақты шығыстарды онлайн режимде төлеу мүмкіндігі бар. Банк қолданбасында автотөлемдерді баптау арқылы төлемдерді кешіктірмей, артық жүктемеден құтылуға болады.

Нақты есеп қаржылық тәуекелдер мен салық жүктемесін азайтуға көмектеседі. Автоматтандырылған жүйе уақытты үнемдеп, есеп жүргізуді ыңғайлы етеді. Бастапқы кезеңде қарапайым құралдарды (мысалы, Excel) қолдануға болады. Бизнестің ауқымы өскен кезде онлайн-бухгалтерияға көшу немесе кәсіби бухгалтердің қызметін пайдалану ұсынылады.