Как ИП легко вести учет доходов и расходов

Ведение учета доходов и расходов — важная часть управления бизнесом. Грамотное управление финансами упрощает работу предпринимателя, но обилие цифр и документов часто пугает новичков. Рассказываем о лайфхаках, которые упростят процесс.

Зачем вести учет финансов

Уже на этапе планирования бизнеса важно понять, сколько потребуется на старт, как быстро получится выйти на самоокупаемость и как грамотно спланировать бюджет. Регулярный учет доходов и расходов помогает избежать кассовых разрывов и вовремя реагировать на финансовые трудности. Он также показывает, куда стоит вкладываться, а где можно сэкономить.

Учет необходим не только для себя, но и для налоговой. Правильное ведение финансов упрощает расчет налогов, снижает риски штрафов и помогает законно уменьшить налоговую нагрузку.

Если предприниматель планирует привлекать инвестиции или оформлять кредит, банки и инвесторы потребуют подтверждение стабильного дохода. Системное ведение учета делает эти процессы прозрачными и повышает шансы на одобрение финансирования.

Как организовать процесс

Разбейте доходы и расходы на категории

Разделение финансов на категории поможет быстрее понять, куда уходят деньги и что приносит прибыль. Разберем на примере магазина канцелярских товаров.

Доходы:

• продажа товаров — основной источник дохода, включающий все товары, которые продаются в магазине: ручки, блокноты, папки, бумага и прочее
• продажа подарочных сертификатов
• госконтракты — например, ИП участвует в тендерах на поставку канцелярии для организаций или школ

Расходы:

• операционные — регулярные и обязательные расходы, связанные с основной деятельностью бизнеса (аренда помещения, зарплата сотрудников, закупка товаров, налоги)
• переменные — они могут изменяться в зависимости от объема работы, продаж и других факторов (коммуналка, доставка и упаковка товара)
• необязательные — они не критичны для функционирования бизнеса, но нужны для его развития (реклама, бонусы сотрудникам, обновление интерьера магазина)

Используйте инструменты для ведения учета

Excel или Google Sheets — базовый инструмент для ведения учета с помощью таблиц и формул. Можно систематизировать доходы и расходы, создавать отчеты и даже финансовый дашборд с ключевыми показателями бизнеса. Освоить эти программы легко — в интернете много обучающих материалов.

Для удобства используйте цветовую маркировку в таблицах — так визуально ориентироваться быстрее и удобнее.

Создали пример шаблона для магазина канцелярских товаров. Категории расходов и доходов распределили по цветам. Операционные расходы — оранжевый, переменные — желтый, а для необязательных выбрали коричневый цвет.

Заведите отдельный счет

Рекомендуется завести отдельный расчетный счет для бизнеса. Это поможет избежать путаницы с личными финансами и облегчит контроль за движением денежных средств.

Записывайте расходы сразу

Создайте отдельное облачное хранилище (Google Drive, Dropbox) и сразу добавляйте туда все чеки, договоры и счета. Так они не смешаются с личными документами и всегда будут под рукой.

Если не успеваете записывать расходы, которые не зафиксированы на бумаге, используйте диктофон на смартфоне. Сделайте голосовую заметку сразу после покупки или оплаты услуги. Позже можно перенести их в систему учета. Такой подход поможет избежать забытых расходов.

Выберите финансовый день

Выделите один день в неделю для проверки всех поступлений, платежей и сверки баланса. Выбирайте день, который лучше впишется в ваш рабочий ритм. Если бизнес работает по будням, удобно подводить итоги в пятницу. Если работаете и в выходные, то финансовым днем можно сделать понедельник.

Финансовый день помогает своевременно переносить суммы с чеков, договоров и платежных выписок в систему учета. В противном случае, со временем накапливаются хаотичные записи — тогда в результате сложно понять, сколько на самом деле заработала компания и куда ушли деньги.

Анализируйте и планируйте бюджет

Раз в месяц полезно подводить итоги: сколько заработали, сколько потратили и что можно улучшить. Такой анализ помогает понять, где бизнес работает эффективно, а где теряет деньги. Например, если магазин каждую неделю тратит на рекламу, но продажи не растут, значит, кампания не работает. Значит, стоит сократить расходы на рекламу или придумать новые креативы. Без таких проверок можно долго работать в минус и не заметить, в чем проблема.

Чтобы держать финансы под контролем, используйте систему 50-30-20:

• 50% — на операционные расходы (аренда, зарплата, закупки)
• 30% — на развитие бизнеса (реклама, новое оборудование)
• 20% — в резерв на непредвиденные траты

Этот метод особенно полезен на старте. Со временем пропорции можно менять, исходя из ситуации. К примеру, если бизнес стабильно приносит прибыль, часть резервов можно вложить в рост.

Автоматизация

Способов автоматизации учета много, и их использование зависит от специфики предпринимательской деятельности. Мы расскажем об основных методах.

Онлайн-бухгалтерия

Это специальные сервисы для автоматического учета, расчетов с поставщиками и ведения налоговой отчетности. Там можно автоматически сформировать бухгалтерские документы.

Если у вас небольшие обороты на старте ИП, можно использовать даже приложения, предназначенные для личных финансов. Например, CoinKeeper позволяет настроить категории доходов и расходов и подключить банковские счета, что упрощает учет.

Компании с большими оборотами и большим штатом сотрудников чаще всего используют программу 1С.

Автоплатежи

Сейчас все налоги, аренда и другие регулярные расходы легко оплачивать онлайн. Можно настроить автоплатежи в вашем банковском приложении — так можно избавить себя от нагрузки и риска просрочек со штрафами.

Четкий учет помогает минимизировать финансовые риски и снижает налоговую нагрузку. Автоматизация учета освобождает время, повышает точность и делает управление финансами удобнее. На старте бизнеса можно вести учет самостоятельно, используя базовые инструменты (например, Excel). По мере масштабирования компании стоит рассмотреть переход на специализированные программы онлайн-бухгалтерии или передать учет профессиональному бухгалтеру.